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8 cose di cui tener conto affittando un ufficio

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Mettersi alla ricerca di un nuovo ufficio è un’attività entusiasmante ma allo stesso tempo anche scoraggiante. La tua attività è cresciuta, i tuoi fatturati sono lievitati, hai nuovi collaboratori e ora hai bisogno di spazi più grandi. Oppure sei alla prima esperienza, magari una startup, e necessiti di uno spazio ove lavorare e ricevere i primi clienti. Tuttavia, se sei alla prima esperienza, non sarai sicuro di cosa cercare, come individuare un buon affare o quali considerazioni devono essere fatte.  

Alcune considerazioni chiave e le domande da porsi

 
  1. Posizione
Scegliere il tuo nuovo ufficio è come scegliere la casa e il quartiere in cui vivere. Vuoi sapere chi altro vive nei paraggi, se è già libero e quali servizi fornisce. Una domanda chiave da porsi è: la mia nuova sede da l’opportunità di migliorare la mia attività? La posizione migliore per il tuo ufficio è in un’area che offre prospettive di collaborazione e networking con aziende affini. Questa opportunità è inestimabile per qualsiasi organizzazione, ma è particolarmente importante per le start-up.  
  1. Costo
Una delle maggiori considerazioni in termini di costi è: cosa è incluso nell’affitto? Trovare la risposta a questa domanda dovrebbe essere la prima cosa, una volta trovato l’ufficio. Fai attenzione perché il prezzo dell’affitto potrebbe sembrare basso, ma solitamente è esclusa elettricità, acqua, pulizie e telefono. Tutto ciò fa aumentare in modo significativo il costo complessivo dell’affitto. E magari non avevi preventivato queste uscite.  
  1. Parcheggio
Il parcheggio è estremamente importante, in particolare in luoghi non facilmente accessibili con i mezzi pubblici o se il tuo lavoro richiede spostamenti durante il giorno. Quando sei alla ricerca del nuovo ufficio, considera bene se hai bisogno di spazi esterni ove parcheggiare. In tal caso, conta quanti te ne servono. Quando si visita un potenziale ufficio ricordarsi sempre di chiedere se gli spazi destinati al parcheggio sono inclusi nel contratto di locazione. Se non è così, quanto costa parcheggiare al giorno? Ci sono delle aree destinate ai visitatori? Assicurati di aver compreso bene come stanno le cose relativamente ai parcheggi, prima di trasferirti. Eviterai brutte sorprese per costi inaspettati e multe salate.  
  1. Vicinanza alle fermate dei mezzi pubblici
  Quanto sono vicini i trasporti pubblici e quali servizi sono disponibili? Quanto più il tuo ufficio è vicino alle fermate dei mezzi di trasporto pubblico, tanto più facile sarà per i tuoi collaboratori venire al lavoro. E ciò consentirà inoltre a clienti e ospiti di recarsi presso il tuo ufficio con maggiore facilità, senza dover necessariamente utilizzare l’auto. Non dimenticare poi che anche la vicinanza di servizi come ristoranti, bar, uffici postali e banche fa la differenza: rende più semplice organizzare le pause di lavoro e fa risparmiare tempo quando si deve uscire per fare delle commissioni.  
  1. Servizi di accoglienza
Un servizio di accoglienza può non essere necessario, ma è molto importante se si lavora all’interno di una piccola squadra. Chiediti: chi risponderà al telefono se tutti i dipendenti si incontrano con i clienti o fuori dall’ufficio nel corso della giornata? Chi accoglie i visitatori se in quel momento sono tutti impegnati? I servizi di accoglienza danno tranquillità alle piccole imprese, poiché tutte le chiamate telefoniche saranno gestite in modo professionale, nessuna richiesta verrà ignorata e l’ospite troverà sempre qualcuno ad accoglierlo.  
  1. Flessibilità
La flessibilità del contratto di locazione è un enorme vantaggio quando si sceglie un ufficio. Consente la crescita del business, senza doversi preoccupare di ricercare una nuova location in caso di espansione. E’ sempre buona cosa chiedere al locatore se è in grado di offrire spazi più ampi all’interno di quella stessa sede, qualora l’attività dovesse crescere ed espandersi.  
  1. Sala riunioni e strutture per meeting
Quando un’azienda decide di affittare il suo primo ufficio, in genere lo spazio di lavoro non è abbastanza grande per ospitare una sala riunioni privata. Tuttavia, tutte le aziende hanno bisogno di uno spazio professionale ove tenere meeting quando necessario. Verifica prima se l’ufficio ha degli spazi da dedicare alle riunioni, oppure se ci sono sale ad hoc nelle vicinanze.  L’eventuale utilizzo della sala meeting è incluso nel contratto di locazione?  
  1. Ufficio arredato o non arredato?
Considera attentamente se ti serve un ufficio ammobiliato o uno completamente vuoto.  Avere un ufficio arredato è semplicissimo e ti offre uno spazio già pronto, nel quale portare giusto i tuoi libri, i tuoi documenti e il tuo pc. Tuttavia, se si opta per arredarsi l’ufficio da soli, è bene valutare più offerte relative ai mobili per ufficio e alle attrezzature, confrontando almeno 3 preventivi. Si eviterà di dilapidare un capitale, scegliendo la soluzione più in linea col proprio budget di spesa.   Prima di procedere con l’affitto di un ufficio, assicurati di avere le idee chiare in testa riguardo alle tue reali esigenze aziendali. Fai  tutte le domande che reputi necessarie, durante la fase di ricerca, affinchè tu possa fare alla fine la scelta migliore per te e la tua attività. Il Centro Direzionale di Palermo è un moderno Business Center  che offre una varietà di soluzioni per ufficio per tutti coloro che ne cercano uno nuovo o hanno bisogno di un ufficio per l’attività appena avviata. Se hai deciso che l’ufficio arredato è la soluzione migliore per te, con una formula tutto incluso, contattaci subito.  Moderni uffici arredati, con comodi parcheggi, servizio di segreteria e attrezzati con tutto il necessario per la tua attività, ti aspettano. Il nostro personale sarà a tua disposizione per offrirti la soluzione migliore per il tuo business.

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