Come arredare un ufficio rimanendo nel budget

È facile esaltarsi scegliendo i mobili e le attrezzature più belle e di qualità per il tuo nuovo ufficio: vuoi che appaia favoloso e vuoi dare un’immagine di successo. Ma non perdere di vista il budget o le tue spese per gli arredi finiranno per assomigliare al debito nazionale! Non abbatterti, non è poi così difficile fare delle scelte oculate sull’acquisto di attrezzature e mobili. Il tuo ufficio avrà un’immagine curata e potrai fare in modo che tua azienda funzioni senza intoppi anche senza spendere un capitale.  

Dovresti comprare mobili nuovi o usati per il tuo ufficio?

Alcune persone pensano di dover necessariamente esibire arredi nuovi far colpo sul mercato. Il costo non ha importanza. Questo modo di pensare, però, porta spesso all’acquisto di attrezzature e di apparati con caratteristiche superflue o arredi che non andranno più di moda l’anno successivo. Prima di arredare un ufficio, pensa ai tuoi veri bisogni: ciò di cui hai necessità per fare una buona impressione, lavorare in modo efficiente ed essere in grado di ottenere ricavi costanti. Mettiti piuttosto alla ricerca di mobili e attrezzature usate. Un buon affare può essere dietro l’angolo e rappresentare ciò di cui hai bisogno. Se vuoi acquistare mobili di qualità a buon mercato, prendi pure in considerazione l’opportunità che offrono le aste giudiziarie.

Hai bisogno di un costoso sistema di segreteria telefonica?

Hai davvero bisogno di tutti quei servizi di telefonia e di segreteria telefonica che ci sono in commercio? Rifletti sulla tua attività e su quello che davvero ti serve per far fronte alle tue esigenze di comunicazione quotidiana. Fai un elenco dei tipi di apparecchiature telefoniche e dei servizi che devi assolutamente avere per gestire la tua attività professionale. Poi fai un giro in almeno 3 punti vendita diversi per confrontare i prezzi e acquista quello che ti occorre al prezzo più conveniente.  Senza escludere l’idea di gestire l’intera attività sui telefoni cellulari. Potresti anche usare il tuo cellulare personale e installare un’apposita app che ti offre gratuitamente un servizio voip con una numerazione fissa. Avrai un servizio estremamente professionale e potrai comunicare in mobilità facendo sembrare che tu stia in ufficio!  

Non sono necessari software costosi

Indipendentemente dalla piattaforma informatica utilizzata, sono disponibili in rete una serie di programmi che riducono il tempo e le spese di contabilità, fatturazione, creazione di proiezioni finanziarie, creazione di grafici e disegni. Molti di questi sono open source, quindi gratuiti e pronti per essere utilizzati subito.  Altri offrono un periodo gratuito di prova, dopodiché si può optare per l’acquisto o per la scelta di un altro software. Certi aiutano perfino ad ottimizzare i tempi di lavoro e a gestire gli appuntamenti.  Ancora una volta, definisci ciò di cui hai bisogno per svolgere efficientemente il tuo lavoro e acquista il pacchetto software che soddisfi al meglio le tue esigenze e sia adeguato al tuo budget. E non acquistare un nuovo software solo perché il produttore ha deciso che è ora di venderne una nuova versione.  

Cosa fare se si deve acquistare un pc per qualche dipendente?

Soprattutto se hai aperto ora una piccola impresa, potresti chiedere ai tuoi dipendenti di utilizzare i loro laptop. Se non sono d’accordo o non ne hanno uno, puoi fornire loro un computer  base.   Se vuoi davvero rendere felici i tuoi dipendenti, potresti  dare loro una scelta. Puoi ad esempio offrire loro un piccolo importo in busta paga per l’uso del proprio laptop. Oppure acquistarne uno da fargli utilizzare, che però rimane di proprietà dell’azienda. Se hai deciso di fornire i computer, non limitarti a comprare i modelli più economici in vendita. Considera anche la necessità di assistenza tecnica, rivolgiti ad una società che offra supporto in caso di bisogno. E assicurati che abbiano caratteristiche tecniche adeguate al lavoro da svolgere, in modo che i dipendenti possano lavorare in maniera efficiente. Non guardare, quindi, esclusivamente al design del computer, alla marca o al prezzo. Considera piuttosto il costo totale dei computer, inclusi servizi ed eventuali tempi di fermo. Quanto costa in termini di produttività il fatto che il computer di un dipendente non funziona? Oltre a computer di qualità idonei al lavoro da svolgere, si dovrebbe sempre prevedere un servizio di assistenza che preveda computer sostitutivi in caso di riparazione.  

Le sedie sono così importanti?

Stai progettando l’immagine del tuo nuovo ufficio con l’arredamento dei tuoi sogni. Acquistarlo usato può certamente aiutare a contenere i costi, e raccomandiamo l’arredo usato per rientrare nel budget di spesa –specie se limitato-. Ma è bene assicurarsi che sia in ottimo stato. Nuovi o usati, i mobili devono poi avere un aspetto professionale ed essere idonei allo scopo per cui sono stati progettati. Un design semplice e di buon gusto è fondamentale se già sai che l’ufficio sarà regolarmente  visitato dai clienti. Acquista mobili e arredi  comodi e adatti ad essere utilizzati per almeno otto ore al giorno. Assicurati che le scrivanie e le sedie siano progettate ergonomicamente per ridurre al minimo lo stress fisico. Quindi scegliere sedie e poltrone comode per i dipendenti fa la differenza!  

E’ necessario avere un proprio dominio di posta elettronica?

Oggi persino molte piccole aziende sono proprietarie di un proprio dominio di posta elettronica: generalmente i consulenti informatici assicurano che è estremamente affidabile. Certamente offre un’immagine professionale e all’avanguardia il fatto di avere un indirizzo email con un dominio personalizzato. Certamente c’è anche il vantaggio di avere uno spazio di memoria molto grande per archiviare tutte le email. Ma è bene sapere che annualmente ha un costo. E che non sono così rari i casi in cui il sistema di posta elettronica si arresta in maniera anomala, lasciando gli utenti privi del servizio di posta per ore e ore. Perciò il consiglio è quello di non avere necessariamente un dominio di posta elettronica. Ti suggeriamo invece di ricorrere a uno dei tanti provider commerciali che offrono le loro caselle di posta gratuitamente, scegliendo un nome uguale a quello della tua attività. Se il nome della tua attività commerciale non fosse disponibile, trovane uno che sia professionale.  

Non hai bisogno della fotocopiatrice più trendy

Per la maggior parte delle piccole imprese, uno scanner / fotocopiatrice / stampante all-in-one di base andrà più che bene. Solo se si eseguono molte stampe, che richiedono magari una precisione grafica elevata, sarà necessario prendere in considerazione un buon fornitore di servizi.  Scegliendo  le apparecchiature che il fornitore ritiene più affidabili e con un servizio di assistenza tecnica pronto a intervenire in caso di malfunzionamento. Da considerare, poi, che le stampanti/fotocopiatrici laser hanno un costo di esercizio significativamente più basso di quelle a getto d’inchiostro. Inoltre i toner delle stampanti laser costano meno delle cartucce utilizzate nelle stampanti inkjet ed hanno una resa molto superiore, per cui il costo delle singole stampe è più basso.   Alla luce di quanto detto, il nostro consiglio prima di metter su un ufficio è quello di non lasciarsi influenzare da quanto visto nelle riviste di design o nei grandi uffici dei concorrenti. Tenete piuttosto sempre d’occhio il vostro budget. Rimanete focalizzati su quello che è indispensabile veramente e funzionale alla vostra attività. Concentrate le vostre risorse finanziarie esclusivamente sull’acquisto di tutto ciò che occorre per aumentare l’efficienza. Ma ricordate che i mobili e gli arredi sono parte della vostra immagine: se usati ma in buono stato, gradevoli e soprattutto ergonomici va bene, altrimenti dovrete acquistarli nuovi. Se poi non avete tempo di arredare il vostro ufficio e non sapete da dove iniziare, vi consigliamo di usufruire di un ufficio arredato in un business center. E’ economico, confortevole e soprattutto vi donerà un’immagine altamente professionale, come un ufficio al Centro Direzionale di Palermo.