Un ambiente di lavoro che aumenta la produttività

Ogni giorno le aziende invitano i dipendenti ad essere più produttivi. Ma in un ufficio, cosa significa esattamente? “La produttività sul posto di lavoro non consiste nel passare dal punto A al punto B nel modo più veloce possibile, ma, piuttosto, portare a termine il lavoro nel modo più efficiente possibile mantenendo comunque un alto livello di soddisfazione e di benessere”. Così la pensa  Jamie Fertsch, amministratore delegato e co-fondatore di XDesk, una società con sede negli Stati Uniti che produce scrivanie personalizzate ed ergonomiche con materiali ecocompatibili. Nel processo di progettazione aziendale delle scrivanie, Fertsch ha compreso l’importanza che uno spazio di lavoro può avere sulla produttività della persona. “Lo spazio di lavoro è uno dei fattori che maggiormente influenzano la produttività, eppure è un aspetto estremamente trascurato”, ha affermato. “Finiamola con il rovistare tra i cassetti per trovare un documento importante o avere troppe cianfrusaglie sopra la scrivania. Una scrivania pulita ed efficiente è la chiave del successo.” Ti stai chiedendo come creare un ambiente di lavoro che incrementi la produttività? Fertsch ha condiviso i suoi consigli per creare uno spazio di lavoro che supporti la produttività e che mantenga concentrati sui compiti da svolgere.  

1. Offrire la possibilità di muoversi.

Il modo migliore per rimanere concentrati durante una lunga giornata di lavoro è capire quando si è oramai raggiunto il livello massimo di produttività. A quel punto occorre fare numerose e brevi pause per distogliere la mente. Aiuta ad analizzare meglio i problemi e a ritrovare la giusta concentrazione. La ricerca dimostra l’esattezza di questa teoria: diversi  studi dimostrano che intervallare i momenti di lavoro con periodi di riposo mentale migliora la produttività. Muoversi e camminare anche solo facendo pochi passi durante il giorno può abbassare il livello di stress e può migliorare la salute. Ad esempio l’azienda di Fertsch ha ideato una scrivania che stimola a cambiare posizione e a muoversi durante la giornata lavorativa. Ma si possono ideare altri escamotage per indurre a muoversi. Per esempio, mettere la fotocopiatrice o il telefono sul lato opposto della stanza, lontani dal computer o dalla propria scrivania. Piuttosto che mettere gli scaffali dove sono poggiati i raccoglitori dei documenti da consultare, ad una certa distanza da dove normalmente ci si siede per lavorare.  E’ importante comprendere che la produttività non è direttamente correlata al tempo passato a svolgere un’attività. Quindi è importante ricalibrare le energie ogni tanto e fare delle pause per ritrovare stimoli e nuove idee.  

2. Adottare qualche pianta in ufficio.

A volte i cambiamenti inaspettati hanno un grande impatto sulla produttività. Anche avere una piccola pianta sulla scrivania o in ufficio. Fa bene rendere un po’ più vivo lo spazio dove si lavora. Le piante d’appartamento non sono tradizionalmente utilizzate per rendere gli ambienti di lavoro più produttivi, ma ciò non significa che il loro impatto non sia positivo. Nel 2014, un gruppo di ricercatori nel Regno Unito ha scoperto che avere delle piante in ufficio aumentava la produttività fino al 15%. Non solo, ma aumenta la soddisfazione sul posto di lavoro e migliora l’umore.  

3. Via smartphone e tablet .

Smartphone, smartwatch, tablet e altri strumenti tecnologici possono sicuramente aiutare ad essere organizzati ed efficienti. Ma rappresentano anche una grandissima distrazione e fanno perdere tempo. Gli studi infatti hanno rilevato che gli smartphone influiscono negativamente sulla produttività giornaliera. Un sondaggio condotto dalla società OfficeTeam ha rilevato che, in media, gli impiegati di un ufficio trascorrono quasi cinque ore alla settimana a svolgere attività del tutto estranee al lavoro, sui propri dispositivi mobili. È più di mezza giornata di lavoro. Il modo migliore per evitare tutto questo tempo perso è quello di trovare una sistemazione per smartphone e gadget tecnologici e lasciarli lì durante le ore lavorative. Si eviteranno distrazioni continue e perdite di tempo dovute alle ripetute visualizzazioni delle notifiche in arrivo.  La cosa migliore da fare per aumentare la produttività è quella di svuotare un cassetto e riporvi lo smartphone e tutto quello che causa distrazione. Se sono fuori portata, non si è tentati dal controllarli ad ogni istante.  

4. Fare quotidianamente pulizia.

La saggezza comune direbbe che una scrivania disordinata è segno di una mente creativa. Ma Fertsch ritiene invece che l’ordine sia la vera chiave per essere produttivi. Raccomanda di prendersi anche solo pochi minuti al giorno per riordinare il proprio spazio di lavoro. Si possono eliminare le cose inutili e mantenere  esclusivamente gli oggetti e gli strumenti necessari per essere organizzati. Eliminando tutto ciò che crea confusione e che è fonte di distrazione. È inoltre probabile che ambienti di lavoro disordinati creino problemi di concentrazione. Una ricerca condotta da Brother International Corporation, evidenzia che i dipendenti di ufficio passano ogni anno l’equivalente di 38 ore – quasi un’intera settimana lavorativa – alla ricerca di oggetti smarriti o fuori posto. Fatevi i conti di quanto costa annualmente ad un’azienda questa disorganizzazione!  Oltre a pulire e organizzare il proprio spazio di lavoro, sarebbe cosa opportuna a fine giornata stilare anche  la lista delle cose da fare per il giorno dopo, in modo da non perdere tempo all’inizio della giornata lavorativa. A fine giornata, meglio sedersi e scrivere cosa si dovrà fare domani. Ci aiuta a riflettere su ciò che abbiamo realizzato oggi e su come dovremo agire per fare un grande lavoro domani.  

5. Personalizzare lo spazio di lavoro, ma con moderazione.

Personalizzare il proprio spazio di lavoro può aumentare il benessere e un clima aziendale positivo, ma mantenere lo spazio di lavoro organizzato significa soprattutto  limitare il disordine. Per raggiungere il giusto equilibrio, si raccomanda di limitare gli oggetti personali a quelli che sono particolarmente significativi o utili. Gli oggetti che non si usano spesso non devono occupare spazio prezioso sulla scrivania, ad ogni modo personalizzare il proprio spazio di lavoro aiuta la creatività e aumenta alla fine la produttività. Come ad esempio tenere sulla scrivania un calendario personalizzato, una piccola pianta o un blocco notes che ci è stato regalato e al quale siamo particolarmente affezionati. Raccomandiamo anche di scegliere oggetti personali che ispirino ad essere produttivi.  Ad esempio Fertsch ama tenere una foto incorniciata dei suoi bambini sulla sua scrivania. Afferma che lo tengono davvero motivato per tutto il giorno.   Che tu abbia dozzine di dipendenti o che lavori da casa in solitudine, per aumentare la produttività e il benessere mentale serve un ambiente di lavoro efficiente e ordinato . Provate a seguire i consigli che vi abbiamo indicato nel nostro articolo e diteci se vi sono stati utili. Oppure per aumentare la produttività in ufficio pensate che ci siano altre attività da mettere in pratica? Fatecelo sapere scrivendo qui.