Il contratto di affitto di un ufficio

Quando sogni di lavorare in un nuovo ufficio probabilmente ti immagini un layout di tendenza e con tutte le comodità a disposizione. Magari ti vedi a giocherellare con una palla  mentre fai un brainstorming, oppure a colpire positivamente i clienti con un buon caffè fatto lì per lì. È bello avere grandi sogni, ma negli affari tutto si riduce a un solo fattore: il costo. Prima di iniziare a girare per la città alla ricerca di un ufficio da affittare, di iniziare a visitarne qualcuno e a firmare il relativo contratto di affitto, devi capire cosa puoi permetterti. Sei sicuro di esser pronto a firmare un contratto di affitto di un ufficio? Poniti alcune domande prima di firmare. Innanzitutto dovresti avere il budget necessario. Idealmente, dovresti avere un piano aziendale completo che proietta le tue spese nell’arco di alcuni anni. Un business plan è un documento fantastico che non solo ti offre una panoramica della tua azienda ora, ma fa previsioni accurate su come sarà la tua azienda in futuro. Ma se sei un po ‘meno preparato, non temere. Sei nella stessa barca di molti imprenditori. In effetti, un gran numero di proprietari di azienda non ha articolato una strategia . Invece, tutto ciò che serve è un’attenta comprensione del budget, qui ti diamo alcuni validi suggerimenti:

• Calcola tutte le tue entrate

Raccogli tutte le informazioni sulle entrate mensili sulle quali puoi contare. In questa categoria, devi arrotondare tutti i tuoi numeri, ipotizzando gli scenari peggiori. Non prendere in considerazione  i numeri dell’anno scorso. Basati piuttosto su quello che puoi aspettarti per l’anno in corso. Ad esempio, se hai incassato 30.000 euro ad una fiera, ma non hai intenzione di parteciparvi quest’anno, quelle entrate non le devi calcolare

• Calcola i tuoi costi fissi

Somma attentamente tutti i costi che ipotizzi per ogni mese. Questa categoria include gli stipendi, i costi di licenze, assicurazioni, le tasse, il noleggio di macchine, software, ammortamenti e qualsiasi altra cosa per cui paghi mensilmente.

• calcola le tue spese variabili

Queste sono invece le spese che possono variare di mese in mese. Tale sezione comprende voci di spesa come commissioni, costi di marketing, viaggi. Molte di queste spese aumentano o diminuiscono con le vendite. .

• Prevedi grandi spese

Lo sappiamo, è difficile ma necessario. Considera eventuali acquisti di una certa importanza che dovrai effettuare entro i prossimi anni. Non sarai in grado di prevedere tutto (come un computer rotto, che si verificherà inaspettatamente), ma nuove assunzioni o nuove attrezzature da rimpiazzare di solito possono avere un certo grado di prevedibilità. Distribuisci queste spese nei mesi precedenti all’acquisto. Ad esempio, se le tue spese ammontano già a 5.500  €/mese e hai un acquisto di 2.000 €  in arrivo da rateizzare in sei mesi, le tue spese effettive saranno di 5.833,33 € al mese per i prossimi sei mesi.

• Osserva il quadro generale

Ora che sai da dove provengono le tue entrate  e dove vanno le tue uscite, sei in grado di redigere un quadro generale. Quanto ti rimane ogni mese dopo che hai coperto tutte le spese? Questo è quanto puoi spendere per la crescita, incluso il nuovo ufficio. Idealmente il tuo reddito crescerà nel tempo, quindi il contratto di affitto di un ufficio andrà a erodere una percentuale sempre più piccola del tuo reddito. Anche se non dovrebbe mai essere superiore al 10%. Tieni presente che abbiamo fatto una semplice panoramica. Il budget aziendale può essere un processo complesso, a seconda della tua situazione. Comunque lo sviluppi, assicurati di sapere quanti soldi hai a disposizione prima di iniziare a valutare l’affitto di un nuovo ufficio. Può sembrare ovvio, ma molti imprenditori non riescono a fare questi calcoli.  

I costi nascosti di un ufficio tradizionale

Se il contratto di affitto di un ufficio e le relative utenze fossero gli unici costi da considerare, questo tipo di spazio sarebbe abbastanza accessibile alla maggior parte delle persone. Sfortunatamente, i tuoi costi non finiscono qui. Ci sono alcune spese nascoste ma significative che molti imprenditori non riescono a prendere in considerazione.  

1. Mobili da ufficio

Se scegli un ufficio non ammobiliato, avrai bisogno di scrivanie e sedie, che possono essere aggiunte rapidamente a seconda dei modelli che scegli. Se il tuo staff è seduto per lunghi periodi di tempo, non puoi acquistare sedie di scarsa qualità o si lamenteranno rapidamente dei problemi alla schiena. Certo, è possibile acquistare mobili economici, ma probabilmente non dureranno a lungo.  

2. Forniture per ufficio

Anche se il tuo team ha sempre lavorato da remoto e si è pagato le proprie spese, si aspetta ora che tu gli fornisca il materiale necessario per poter lavorare, una volta che tutti si trasferiranno nel nuovo ufficio. Queste sono spese ricorrenti che dovresti pianificare per ogni mese. Il tuo team avrà bisogno di cose come penne, calendari, carta per stampanti e inchiostro, tappetini per mouse, evidenziatori, ecc.  

3. Tecnologia

Dovrai investire in nuove macchine per fare in modo che il lavoro possa procedere senza intoppi. Se le tue esigenze tecnologiche sono elevate (come plotter, server o stampanti 3D), dovrai affrontare spese piuttosto ingenti.

4. Spese di trasloco

In base agli arredi che si vuol portare in ufficio, spostarsi potrebbe rappresentare una vera sfida. Se si sceglie un’ ufficio non ammobiliato, andrà messa in conto la spesa relativa al trasloco e, quindi, al noleggio di un mezzo adibito a ciò. Oltre naturalmente agli operai che effettueranno il trasloco e al tempo da dedicare a questa operazione.

5. Assicurazione

Le azioni legali fanno parte degli affari e molti proprietari di immobili richiedono al locatario di stipulare un’assicurazione. Se la tua produzione non è di tipo industriale, l’assicurazione non sarà terribilmente costosa, ma è comunque un ulteriore costo che molte aziende non considerano.

6. Imposte locali e tributi

Non dimentichiamo che sono a carico del locatario di un ufficio in affitto le imposte e i tributi locali. Assicurati di essere a conoscenza di questo addebito (e di tutti gli altri addebiti) prima di firmare un contratto di affitto.

7. Tasse di area comune

Se l’ufficio condivide aree comuni con altre aziende, come parcheggi, bagni o aree di attesa, controlla attentamente questi costi e le relative modalità di utilizzo. Di sicuro non vorrai pagare per una receptionist, condivisa con altre aziende, di cui non hai bisogno e che non intendi utilizzare.

8. Utenze

Per ultimo le fatture di luce e acqua. Se poi utilizzi altri servizi come internet, fibra, banda larga, telefono, dovrai aggiungere naturalmente anche questi abbonamenti fra i costi. Hai capito che il contratto di affitto di un ufficio è troppo oneroso e che un ufficio arredato in un moderno business center è invece la soluzione giusta per te che non vuoi affrontare spese impreviste e costi nascosti? Basta completare il nostro modulo di contatto e penseremo noi a proporti la migliore soluzione per le tue esigenze. Una soluzione in linea con il tuo budget presso il Centro Direzionale di Palermo.