Il virtual office, come abbiamo visto e scritto in altre occasioni, rappresenta la giusta soluzione per tutte quelle attività che vogliono avere uno strumento moderno, attuale ed economico per condurre il proprio lavoro. E’ indicato specialmente per quelle attività che intendono dotarsi di servizi professionali ma che hanno luogo all’interno delle pareti domestiche, oppure che richiedono la costante presenza lontano dall’ufficio, oppure ancora che si svolgono perennemente in movimento e c’è bisogno di
lavorare a distanza. Sebbene i vantaggi siano considerevoli, è pur sempre una soluzione poco conosciuta in Italia, tradizionalmente legata al classico ufficio e piuttosto restìa ad accettare formule alternative anche se più economiche e flessibili. Non solo: anche coloro che già usufruiscono dei servizi di un ufficio virtuale, spesso non li sfruttano appieno, o almeno non nel modo più vantaggioso e produttivo possibile. Ad esempio, è inutile attivare il servizio di
domiciliazione postale se poi ci si dimentica di ritirare la posta presso il business center in cui è stato attivato il servizio, oppure se non si chiede di farsela inoltrare alla propria casella di posta. Ancora peggio se questo servizio lo si attiva e non lo si pubblicizza poi sul proprio sito web, sui social network, sui biglietti da visita e sulle proprie brochure. Sono tutti esempi di come i servizi di virtual office non vengono sfruttati appieno. Per questo abbiamo deciso di darvi oggi alcuni
consigli per utilizzare al meglio l’ufficio virtuale che avete nel business center, traendone il massimo vantaggio.
- Va bene un indirizzo fisico di prestigio. Ma ora occorre anche un numero telefonico
Certamente aver attivato il servizio di virtual office in un business center in ottima posizione, aver pubblicizzato la cosa su tutti i canali online e offline, averlo fatto sapere a clienti, potenziali clienti e fornitori è già un bel passo avanti. Ma per avere la massima efficacia occorre ora collegare al vostro nuovo recapito lavorativo un numero telefonico. A questo numero dovranno rispondere delle
operatrici professionali e competenti, che riceveranno per voi tutte le comunicazioni in entrata da parte dei vostri clienti. Queste comunicazioni vi vengono poi tutte quante inoltrate al vostro indirizzo email, affinchè possiate adottare tempestivamente le azioni più idonee. Dal punto di vista dell’immagine è il massimo: clienti e potenziali clienti si faranno l’idea che la vostra attività ha sede proprio presso quell’indirizzo al quale risponde personale professionale e competente.
- Comunicate alle operatrici cosa devono dire! Istruitele per bene
Forse non tutti coloro che hanno un servizio di virtual office in un business center lo sanno, ma è un loro pieno diritto istruire e formare le operatrici telefoniche affinchè rispondano correttamente e forniscano le giuste indicazioni agli interlocutori telefonici. Mai sottovalutare l’importanza del personale al front office: più è preparato ed informato, maggiore sarà la sua capacità di rispondere adeguatamente alle richieste dei clienti. Troppo spesso chi usufruisce di un ufficio virtuale sottovaluta questo aspetto, dimenticando che le operatrici lavorano anche per lui. Quando rispondono al telefono lo fanno come se fossero le sue segretarie, in quel momento rappresentano la sua azienda! Perciò è importante ricordare che bisogna comunicare spesso con il personale del business center, soprattutto con quello che risponde al telefono, istruendolo e dandogli tutte le informazioni di cui ha bisogno. Del resto non crediamo che quando assumete una persona nella vostra azienda non la istruiate e non la formiate fornendogli tutti i dettagli su ciò che fate. Maggiore sarà il numero di informazioni e di dettagli, anche minimi, che darete loro, migliore e più professionale sarà il servizio che forniranno. Perché saranno in grado di rispondere a qualsiasi domanda con sicurezza, fornendo una migliore qualità della risposta.
- Ogni giorno in contatto con il business center
Serve a qualcosa pagare per un servizio che non viene sfruttato? Secondo noi no assolutamente. Il personale del business center lavora per voi che avete pagato per un servizio di virtual office. Vi segnala se arriva della posta di particolare importanza e vi inoltra via email la corrispondenza più urgente come telegrammi e raccomandate, nel caso non possiate passare a ritirarli. Ma, in generale, consigliamo sempre di passare con regolarità a ritirare la posta e le comunicazioni che vengono recapitate. Suggeriamo di avere un contatto giornaliero con il business center per avere sempre la situazione sotto controllo, per fornire le istruzioni alle operatrici che rispondono al telefono per voi, per sapere se ci sono comunicazioni di cui dovete essere a conoscenza. Ricordate che il successo di ogni attività passa soprattutto per la comunicazione, non rischiate di perdere qualche informazione importante solo perché siete pigri o non avete voglia di comunicare con il vostro business center/partner
- Sfruttate la tecnologia che vi viene messa a disposizione
Oggi lavorare a distanza dall’ufficio è diventato molto più agevole rispetto a 20 anni fa. Grazie alle nuove tecnologie comunicare, inviare documenti, ricevere e inviare email è divenuto estremamente semplice anche stando in movimento. Un moderno business center possiede tutta la tecnologia necessaria per far si che il contatto quotidiano e lo scambio di informazioni e documenti coi clienti che usufruiscono di un ufficio virtuale avvenga nella maniera più immediata possibile. Collegamenti a internet, comunicazioni che possono essere lette ovunque e da qualsiasi smartphone, documenti scansionati e inviati velocemente per essere rapidamente visualizzati sulla propria casella di posta, centralini telefonici che smistano le telefonate senza che il chiamante si accorga di nulla. Il tutto affinchè la vostra attività abbia un’immagine professionale e moderna.
Il virtual office è la formula ideale per te che hai bisogno di dedicare tutto il tempo alla tua attività. Senza distrazioni e delegando le attività di segreteria e back office al personale di un business center. Dovrai solo preoccuparti di tenere quotidianamente i contatti con quest’ultimo per avere sempre sotto controllo la situazione e per fornire le tue indicazioni.
Noi del Centro Direzionale di Palermo offriamo servizi professionali di virtual office, e non solo, ad aziende e professionisti. Quando hai bisogno di ottimizzare il tempo, delega a noi tutte le incombenze e sii libero di dedicarti a 100% al tuo lavoro.
Contattaci qui senza impegno se hai bisogno di informazioni: il nostro personale ti risponderà velocemente e si prenderà cura delle tue esigenze.
