Come organizzare un evento aziendale

Pianificare un evento aziendale è cosa estremamente complessa. Un passo falso può avere ripercussioni negative addirittura per tutta l’azienda, quindi è importante avere una checklist di controllo mentre si è nella fase di pianificazione, per poi perfezionare i dettagli successivamente. Dato che diversi manager d’azienda ci hanno chiesto più volte come organizzare un evento aziendale, considerata anche l’esperienza del Centro Direzionale di Palermo nell’organizzazione meeting aziendali, abbiamo sviluppato un elenco con i 10 aspetti più importanti da ricordare quando se ne organizza uno. Vi aiuterà affinchè il vostro evento aziendale si svolga senza intoppi, riducendo i margini di errore.

10 aspetti da curare quando si organizza un evento aziendale

 

1. Lo scopo dell’evento

Perché si stà organizzando un evento? Molti credono che un evento sia un’idea meravigliosa, ma quando si chiede loro quale sia lo scopo dell’evento o il suo obiettivo generale, non sono in grado di indicarne chiaramente uno. Potrebbe essere il lancio di un nuovo prodotto, l’inaugurazione di una nuova struttura, una raccolta fondi con un chiaro obiettivo finanziario: senza un obiettivo definito, il vostro evento si trasformerà in un costoso flop senza la capacità di attirare partecipanti e raggiungere lo scopo.  

2. Chi deve essere invitato? (conosci il tuo pubblico)

A seconda del tipo di evento che state organizzando e della vostra attività, dovrete considerare attentamente chi deve essere invitato al vostro evento. L’oggetto dell’evento può interessare un pubblico generico? Oppure riguarda esclusivamente clienti della vostra azienda? Devono essere invitati tutti i dipendenti dell’azienda o solo i manager? Definire il vostro target di riferimento è una delle chiavi di successo affinchè ci sia una buona partecipazione.  

3. Mandare gli inviti e comunicare l’evento

Oggi le persone sono sommerse da social media, posta elettronica e comunicazione ridondante di ogni genere. Resta il fatto che molti preferiscono ricevere comunicazioni via email. Si dispone di un database di email affidabile e consenziato da poter utilizzare per gli inviti? Se siete un’organizzazione no profit o una piccola azienda, avete un account di posta elettronica come ad esempio MailChimp che vi consente di fare un invio massivo di email senza violare alcuna legge riguardante la privacy? Se il vostro evento è di natura più generica e non richiede inviti, potete invece utilizzare altri mezzi per comunicare l’evento:

• Pubblicità su testate giornalistiche, anche online
• Notiziari televisivi locali
• Manifesti e volantini
• Post sui social media con i dettagli sugli eventi pianificati

   

4. Logistica generale (dalla segnaletica al cibo)

Possono sembrare dettagli inutili ma potrebbero trasformarsi in problemi notevoli se non curati adeguatamente. Il parcheggio contribuisce alla sicurezza e al comfort dei partecipanti, mentre una chiara segnaletica aiuta tutti a trovare facilmente il luogo dell’evento.  C’è poi il discorso sale per eventi, che devono essere adeguatamente dotate di attrezzature tecniche e di posti sufficienti per il pubblico che parteciperà. Quindi la ristorazione: verrà servito del cibo? Quanto? Che tipo? Caldo? Freddo? Antipasti o pasto completo? La risposta a questa domanda è spesso dettata da due fattori: il numero di persone invitate e il budget a disposizione. Oggi grazie a società esperte in organizzazione meeting aziendali e alle ditte di catering si può delegare a loro quest’incombenza, senza rischiare brutte figure e alleggerendosi di un’incombenza. Magari i pasti completi richiedono budget elevati, meglio optare allora per diversi tipi di snack se non si hanno tante risorse a disposizione.  

5. Coinvolgere i partecipanti

Avete i vostri ospiti, il catering o comunque degli snack, avete organizzato location e parcheggio, – e ora? Come fate a coinvolgere le persone e a rendere interessante il vostro evento aziendale? A seconda dell’obiettivo dell’evento ci sono diverse possibilità. Eccone alcune:  

• chiamare un oratore di alto profilo: potrebbe trattarsi di una personalità nota, di un leader di governo o di una comunità, oppure il massimo esperto in un determinato campo.
• Offrire un tour della tua struttura se ha caratteristiche che vale la pena di visitare come arte, efficienza energetica o sostenibilità
• Organizzare dei giochi
• Creare eventi online tramite i social media come Twitter, lo streaming su Instagram o Facebook

 

6. Gadget

Donare ai partecipanti all’evento un qualche tipo di omaggio è un buon modo per ringraziarli per avervi partecipato. Si potrebbe regalare un prodotto già esistente o cercare sponsor esterni, in modo da non doversi sobbarcare ulteriori costi. Talvolta sono le stesse ditte specializzate in organizzazione meeting aziendali ad occuparsi della fornitura di gadget economici. Ma il contenimento dei costi non deve portarvi fuori strada né deve essere l’unico principio a guidarvi: qualsiasi cosa offriate in dono, questa riflette direttamente la vostra organizzazione ed è il vostro biglietto da visita.  Meglio quindi non regalare alcun gadget piuttosto che regalare articoli promozionali di nessun valore o addirittura in conflitto con i valori e i principi della vostra organizzazione.  

7. Prepararsi a rispondere alle domande difficili e ai media

Potreste ricevere domande dai partecipanti e anche dai media, se sono presenti all’evento. È meglio provare ad anticipare quali potrebbero essere alcune di queste domande e preparare le risposte in anticipo, in modo da non essere colti alla sprovvista.  Ma non tanto sulle domande di rito e che tutti si aspettano, quanto sulle domande scomode e più difficili. Domande difficili includono quasi sempre argomenti come budget e finanziamenti. Se i media partecipano all’evento, immaginate come e cosa vorreste che riportassero al pubblico sul vostro evento, e rispondete di conseguenza.  

8. Organizzare il personale per l’evento

Qualsiasi evento deve essere adeguatamente presidiato, quindi è imperativo che abbiate del personale preposto per tale occasione. Date ai membri del team indicazioni chiare e precise, pianificate con loro con largo anticipo le cose da fare, verificate che tutti conoscano con precisione i loro compiti. Fate in modo che ognuno sappia cosa fare in caso di imprevisti.  

9. Documentare l’evento.

  Registrare l’evento con audio e video, sempre. Va caricato successivamente sul proprio sito web per condividerlo con la community mediante anche i post sui social network. E’ importante fare delle foto, ma non significa necessariamente assumere un fotografo professionista. Se il budget lo consente, ottimo. In caso contrario, scoprite se fra i dipendenti dell’azienda c’è qualcuno che si diletta di fotografia o possiede l’attrezzatura adatta. Chiedete a quelle persone se sono disposte a fare qualche scatto durante l’evento. Inoltre, è una buona idea fare anche qualche intervista ai partecipanti, catturando le loro impressioni da pubblicare poi sul sito web e da utilizzare come materiale marketing. Le interviste sono importanti per documentare il successo dell’evento aziendale.  

10. Feedback e considerazioni finali

Terminato l’evento, procedere sempre con un’analisi scrupolosa di ciò che è stato fatto. E’ buona cosa analizzare scrupolosamente tutto quanto, ciò che è andato bene e ciò che poteva essere fatto meglio. Aiuta in questo anche l’intervista che normalmente si fa ad alcuni partecipanti al termine dell’evento, serve ad avere un feedback generale e le impressioni a caldo. Soprattutto serve a migliorarsi e a capire come organizzare un evento aziendale al meglio la prossima volta! Se avete qualche suggerimento da darci riguardo a questo argomento, fatecelo sapere. Se avete invece necessità di informazioni e di supporto perché non sapete come organizzare un evento aziendale, comunicatecelo qui. Il Centro Direzionale è il numero uno a Palermo per organizzazione meeting aziendali e dove puoi trovare attrezzate sale per eventi.  E’ il luogo ideale presso il quale svolgere un meeting aziendale o una riunione.