Organizzare riunioni aziendali efficaci non è semplicemente questione di fare bene alcune cose ovvie, come condividere l’agenda dei lavori e iniziare in tempo i lavori. La chiave è l’organizzazione e la gestione della riunione con un tocco umano. Che cos’è una riunione aziendale efficace? È importante distinguere tra efficace ed efficiente. Una riunione efficiente inizia all’orario previsto, si fa apprezzare grazie alla buona gestione del tempo, include il minor numero possibile di persone e raggiunge probabilmente l’obiettivo dichiarato. Tutto a posto, giusto? Sbagliato. L’efficienza è una qualità superficiale. Non ci dice se le persone giuste erano nella stanza per il giusto motivo, o se l’incontro ha generato un qualche valore per l’azienda. Una riunione efficace invece riunisce un gruppo di persone attentamente selezionate per uno scopo specifico, fornisce un forum per una discussione aperta e per raggiungere un risultato tangibile: una decisione, un piano, una serie di idee da perseguire, una comprensione condivisa del lavoro da svolgere . Non solo, il risultato viene poi condiviso con altri il cui lavoro può trarre beneficio dalle risultanze della riunione efficace. Ammettiamolo: molti di noi hanno troppe riunioni sulle proprie agende. E niente rappresenta una perdita di tempo maggiore che le riunioni ricorrenti che non forniscono più alcun valore ai partecipanti né al business. È opinione diffusa che le riunioni siano l’unico sistema per collaborare: stabilisci prima se hai davvero bisogno di un incontro. Alcuni tipi di riunioni sono legittimi, altri no. Le riunioni non dovrebbero mai essere tenute al solo scopo di condividere informazioni, per questo ci sono le email, le chat e l’intranet aziendale. Le riunioni di tutti i membri dei dipartimenti dell’azienda sono un’eccezione degna di nota. Offrono un’opportunità unica, per le persone a tutti i livelli dell’azienda, di ascoltare direttamente i dirigenti e gli altri manager. In generale, una riunione ha senso quando genera una discussione più efficace di una semplice comunicazione via email. Nel migliore dei casi, lo scopo di una riunione è prendere una decisione o dare spazio ad un momento collaborativo. Pianificazione di un progetto, definizione degli obiettivi, risoluzione di un problema, scelta di X vs. Y, sono tutte situazioni in cui tenere una riunione è probabilmente la soluzione più efficace.
Ecco gli ingredienti per organizzare riunioni aziendali efficaci
- Occorre selezionare scrupolosamente i partecipanti alla riunione, scegliendo quelli che possono offrire un contributo reale.
- Create e condividete un ordine del giorno
- Le riunioni efficaci tengono impegnati i partecipanti
- Programmate la riunione affinchè ci sia massimo impegno
- Far partecipare alla riunione anche da remoto
- Incoraggiare il pensiero divergente
- Essere inclusivi