Come organizzare riunioni aziendali efficaci

Organizzare riunioni aziendali efficaci non è semplicemente questione di fare bene alcune cose ovvie, come condividere l’agenda dei lavori e iniziare in tempo i lavori. La chiave è l’organizzazione e la gestione della riunione con un tocco umano. Che cos’è una riunione aziendale efficace? È importante distinguere tra efficace ed efficiente. Una riunione efficiente inizia all’orario previsto, si fa apprezzare grazie alla buona gestione del tempo, include il minor numero possibile di persone e raggiunge probabilmente l’obiettivo dichiarato. Tutto a posto, giusto? Sbagliato. L’efficienza è una qualità superficiale. Non ci dice se le persone giuste erano nella stanza per il giusto motivo, o se l’incontro ha generato un qualche valore per l’azienda. Una riunione efficace invece riunisce un gruppo di persone attentamente selezionate per uno scopo specifico, fornisce un forum per una discussione aperta e per raggiungere un risultato tangibile: una decisione, un piano, una serie di idee da perseguire, una comprensione condivisa del lavoro da svolgere . Non solo, il risultato viene poi condiviso con altri il cui lavoro può trarre beneficio dalle risultanze della riunione efficace. Ammettiamolo: molti di noi hanno troppe riunioni sulle proprie agende. E niente rappresenta una perdita di tempo maggiore che le riunioni ricorrenti che non forniscono più alcun valore ai partecipanti né al business. È opinione diffusa che le riunioni siano l’unico sistema per collaborare: stabilisci prima se hai davvero bisogno di un incontro. Alcuni tipi di riunioni sono legittimi, altri no. Le riunioni non dovrebbero mai essere tenute al solo scopo di condividere informazioni, per questo ci sono le email, le chat e l’intranet aziendale. Le riunioni di tutti i membri dei dipartimenti dell’azienda sono un’eccezione degna di nota. Offrono un’opportunità unica, per le persone a tutti i livelli dell’azienda, di ascoltare direttamente i dirigenti e gli altri manager. In generale, una riunione ha senso quando genera una discussione più efficace di una semplice comunicazione via email. Nel migliore dei casi, lo scopo di una riunione è prendere una decisione o dare spazio ad un momento collaborativo. Pianificazione di un progetto, definizione degli obiettivi, risoluzione di un problema, scelta di X vs. Y, sono tutte situazioni in cui tenere una riunione è probabilmente la soluzione più efficace.  

Ecco gli ingredienti per organizzare riunioni aziendali efficaci

 

• Occorre selezionare scrupolosamente i partecipanti alla riunione, scegliendo quelli che possono offrire un contributo reale.

Le riunioni sono costose, quindi siate attenti a chi invitate, fatelo con il numero minimo di persone necessarie per raggiungere il vostro obiettivo. Ma volete anche che il gruppo arrivi a diverse prospettive e punti di vista, specialmente se lo scopo dell’incontro è risolvere un problema complesso o fare un brainstorming. Purtroppo, non esiste una formula magica per bilanciare i costi con il potenziale di creatività. Usate in questi casi il buon senso e affidatevi al vostro intuito.  

• Create e condividete un ordine del giorno

Poche cose sono più fastidiose di una riunione senza alcuna indicazione di ciò che verrà discusso e senza alcun indizio sul motivo per cui si viene invitati. L’agenda dei lavori della riunione potrebbe contenere anche un solo punto, va bene! L’importante è avere un’agenda che evidenzi il risultato che si desidera raggiungere. Ad esempio: “10 o più modi in cui possiamo ridurre il tasso di abbandono del cliente del 10% entro la fine dell’anno”. Se non riuscite a pensare a quello che potreste fare in termini concreti e orientati al risultato, è segno che tenere la riunione sarebbe una perdita di tempo. Nell’ordine del giorno includete sempre almeno 10 minuti alla fine per dare spazio alle domande e alle attività di follow-up. Non saltate questo punto: meglio interrompere una discussione piuttosto che lasciarsi con dubbi e argomenti poco chiari.  

• Le riunioni efficaci tengono impegnati i partecipanti

È normale iniziare la riunione con l’aspettativa che tutti saranno concentrati al 100% sugli argomenti da trattare. Fate subito presente che se qualcuno ha un’urgenza ha il permesso di assolverla. E’ molto meglio avere partecipanti focalizzati esclusivamente sugli argomenti della riunione, piuttosto che distratti dall’assolvere contemporaneamente altre attività. In questo modo si produce un lavoro migliore e si avranno partecipanti più coinvolti, perché in una riunione efficace  non ci sono spettatori ma solo partecipanti!  

• Programmate la riunione affinchè ci sia massimo impegno

Questo aspetto riguarda principalmente le aziende multinazionali di respiro globale: prestate attenzione all’orario in cui si terrà la riunione, per massimizzarne l’efficacia. Per quanto possibile, evitate di programmare la riunione durante l’ora di pranzo di qualcun altro, o nel momento in cui si accingono ad andare a letto. Quando ciò non può essere evitato, almeno chiedete in anticipo il permesso alle persone che saranno disturbate. A dire il vero, a seconda della cultura aziendale, potrebbe non essere strettamente necessario, ma è sempre educato farlo. Programmate bene quando svolgere determinate attività: la nostra creatività è più alta subito dopo il sonno, quindi schedulate una sessione di brainstorming come prima attività al mattino. Al contrario, risolviamo meglio i problemi quasi al termine della giornata, quando siamo in grado di cogliere più opportunità e fare collegamenti. Inoltre, abbiamo meno probabilità di essere distratti dalle incombenti attività previste per il giorno, i laptop dovrebbero essere chiusi e i telefoni dovrebbero squillare di meno. Evitate le distrazioni e ricordate che per ogni persona con un pc aperto, c’è n’è un’altra seduta accanto distratta da ciò che viene scritto o da ciò che riesce a sbirciare sul monitor.  

• Far partecipare alla riunione anche da remoto

Può capitare che un partecipante abbia un imprevisto dell’ultimo minuto e si sia dovuto assentare, oppure che alcuni partecipanti siano stati costretti a non poter partecipare fisicamente alla riunione. Quando accade, fate in modo che la riunione sia accessibile a tutti anche da remoto, utilizzando un sistema di videoconferenza. Anche le persone lontane possono così unirsi alla discussione: mettere sempre tutti a parità di condizioni e incoraggiare una partecipazione più equilibrata.  

• Incoraggiare il pensiero divergente

Un po’ di divergenza fa molto bene quando si cercano idee creative o si esplorano differenti opzioni. Non è necessario mettere nell’agenda dei lavori uno specifico esercizio di brainstorming, ma è necessario che il gruppo si senta a suo agio nell’esprimere opinioni non conformi. Create fiducia nella stanza, le persone hanno bisogno di sapere che, qualora esprimano idee contrarie, la loro carriera non ne subirà conseguenze. Conosciuta come sicurezza psicologica, questo è uno degli indicatori principali di una squadra ad alte prestazioni. Come organizzatori della riunione, avete la possibilità di dare l’esempio e di essere i primi a proporre una prospettiva o un’idea che esula dagli schemi o dalle policy aziendali.  

• Essere inclusivi

Fra le persone invitate alla riunione, tutte con diverse conoscenze e prospettive, ci sarà sempre “il più strano” in un modo o nell’altro. L’unico introverso … l’unica persona della finanza … la persona che ha appena iniziato la scorsa settimana. Il vostro compito è approfittare di questa diversità assicurandovi che tutti siano ascoltati e sentiti. Chiedete al nuovo assunto come appaiono le cose dal suo punto di vista. Domandate all’introverso verso la fine di una discussione se vede punti che il gruppo non ha ancora considerato. Se una persona inizia a dominare la riunione, chiedetegli di alzarsi e di sintetizzare alla lavagna tutto quello che viene detto. Questo la obbligherà ad ascoltare e ad intervenire di meno, dando al resto del gruppo più possibilità di parlare.  

Riunioni aziendali efficaci producono risultati reali e condivisibili

Ecco alcune statistiche: il 47% dei lavoratori dichiara che le riunioni  servono solo ad uccidere la produttività. Inoltre, considerano circa la metà delle loro riunioni come una perdita di tempo e il 73% confessa di dedicarsi a qualche altra attività ritenuta più utile durante le riunioni. È un peccato. Vi siete concentrati incessantemente sui risultati da raggiungere, conoscete lo scopo della riunione perché ci avete ragionato, avete creato un’agenda dei lavori progettata per raggiungere l’obiettivo. Ora resta da fare la riunione vera e propria! Fate attenzione a non allontanarvi troppo dal tema e a non  immergervi troppo nelle discussioni tecniche. “Parcheggiate” sulla lavagna idee, argomenti e domande che sono fuori portata per il momento e mantenete sui binari la riunione. Avete l’obbligo di seguire l’ordine del giorno o perderete la fiducia del gruppo. Se l’incontro si focalizza su una decisione da prendere, non lasciate il gruppo in difficoltà e non accontentatevi di una mezza decisione o di un forse. Spingete per arrivare all’obiettivo finale in modo che le persone possano iniziare ad agire non appena escono dalla stanza. Potreste non raggiungere una decisione finale e completa, ma va bene. Un efficace lavoro di squadra significa fidarsi l’un l’altro abbastanza da assumersi la responsabilità della decisione, una volta presa. È probabile che la riunione aziendale generi un piano, una raccolta di idee, un elenco di elementi di follow-up, ecc..da condividere con tutti i membri della riunione e con persone pertinenti. La condivisione potrebbe anche portare all’opportunità di unire le forze con un team che svolge un lavoro complementare.

Rimanere sempre focalizzati sugli ingredienti

Ricordate sempre di focalizzarvi sugli ingredienti reali che rendono le riunioni aziendali efficaci: scopo, coinvolgimento, sicurezza e risultati. Osiamo dire anche che iniziare e finire in orario non è assolutamente fondamentale per il successo. Ciò che è importante è come si usa il tempo che si ha. E alla fine si può chiedere ai partecipanti un feedback con domande tipo: Questo incontro ha prodotto qualcosa di valore per l’azienda? Abbiamo avuto le persone giuste nella sala riunioni? In caso negativo, chi dovrebbe / non dovrebbe essere incluso in futuro? Lo scopo e l’ordine del giorno erano chiari? È stato facile per te contribuire alla discussione? In caso negativo, come dovremmo adeguarci? Questo feedback aiuta a pianificare riunioni migliori in futuro ed è utile per mantenere un dialogo aperto e continuo con le persone che si incontrano, sottolineando i progressi fatti. Se l’argomento vi è sembrato interessante e avete qualche commento da fare, fatecelo sapere qui