Oggi spieghiamo perché occorre prendere seriamente in considerazione l’idea di utilizzare un efficiente soluzione di segreteria virtuale per la vostra impresa. Secondo una ricerca condotta da Bloomberg it, 8 nuove imprese su 10 falliscono entro i primi 18 mesi. La maggior parte degli esperti è concorde sul fatto che queste imprese falliscono perché hanno depauperato le finanze e non sono in grado di far fronte agli impegni ulteriori. La stessa ricerca evidenzia che le imprese che hanno invece successo, sono tutte accomunate da un solido business plan e da spese aziendali ridotte. Avere un business plan vincente è probabilmente l’aspetto più importante che un’impresa deve possedere. Il vostro modello di redditività, la vostra vision, la vostra proposta di valore sono fondamentali, ma mettere in piedi e sviluppare tutti questi aspetti, mentre si attende la risposta del mercato, richiede tempo e nel frattempo si brucia denaro. In sintesi, la maggior parte delle aziende fallisce perché ha finito i soldi prima ancora di aver compreso come dovrebbe essere impostato correttamente il proprio business. Senza aver avuto il tempo di correggere il tiro e di adattarsi alle richieste del mercato.
I vantaggi della segreteria virtuale
Uno dei numerosi strumenti per abbattere drasticamente i costi è certamente la segreteria virtuale. Molti la confondono con la classica segreteria telefonica, ma non è assolutamente la stessa cosa! La segreteria virtuale è una vera e propria assistente personale in carne e ossa, solo che svolge il suo lavoro esternamente all’azienda, quindi da remoto, espletando tutte le funzioni di una segretaria sulla base delle indicazioni concordate con il datore di lavoro. Permette di ridurre nel conto economico le spese aziendali e, di conseguenza, di avere più risorse finanziarie rispetto a quelle aziende che invece non adottano soluzioni di tipo economico come questa. È possibile esternalizzare importanti processi aziendali ad un servizio di segreteria virtuale, anziché assumere un dipendente. Avere un dipendente significa pagare l’affitto di un ufficio, fornirgli un computer, una scrivania, una sedia, una macchina per il caffè, pagare contributi, stipendio, tfr e così via. Invece con una segreteria virtuale tutto ciò che serve è semplicemente una connessione internet. Un efficiente servizio di segreteria virtuale è in outsourcing, offerto ad un costo mensile veramente ridotto, da società che lo erogano dai loro uffici, utilizzando i loro sistemi informatici e il loro personale. Inoltre, si paga solo per il periodo in cui se ne ha bisogno, eliminando inutili costi fissi e contribuendo a mantenere bassi i costi generali aziendali. Per questo è la soluzione preferita da imprese appena nate e dalle startup. Avere una segreteria virtuale non solo aiuta a tenere bassi i costi aziendali, ma aiuta anche a rimanere concentrati esclusivamente sul proprio lavoro, senza essere distratti da continue telefonate in arrivo o da altre incombenze che possono essere espletate da altri. Esternalizzando alcune di quelle attività che solitamente fanno perdere tempo, è possibile dedicarsi agli aspetti più importanti del proprio lavoro, contribuendo al successo dell’attività.I servizi offerti da una segreteria virtuale
Ma vediamo ora quali possono essere i numerosi servizi che un’efficiente segreteria virtuale può offrire:- innanzitutto un’assistente personale a distanza che risponde in maniera professionale a tutte le telefonate che ricevi. L’orario normalmente è quello d’ufficio, tipo 9-18, ma su richiesta del cliente può essere esteso addirittura anche alle ore notturne e ai festivi. Ovviamente le risposte devono essere preventivamente concordate. Si viene immediatamente avvisati mediante email o sms della chiamata arrivata, che può essere inoltrata al cliente stesso su sua specifica richiesta;
- La segretaria virtuale non va in ferie, né in malattia, né occorre sostituirla perché non va mai in pausa durante il servizio richiesto;
- La segretaria virtuale lavora proprio come un’assistente personale, fissa gli appuntamenti e aggiorna costantemente l’agenda del cliente. Tutto questo sulla base delle precise indicazioni che il cliente avrà fornito e concordato precedentemente;
- La segreteria virtuale può alleggerire il carico di lavoro e le incombenze quotidiane del cliente inviando preventivi, fatture, occupandosi di fare spedizioni, traduzioni, telefonate di recupero crediti e di customer service.
- Alcuni servizi prevedono anche la fornitura di un numero verde e di un numero internazionale utili all’immagine del cliente.
A chi conviene avere una segreteria virtuale?
La segreteria virtuale è veramente utile- quando si decide di tagliare i costi fissi di una segretaria in carne e ossa, senza rinunciare ai vantaggi di avere comunque un’assistente personale che risponde al telefono e che disbriga da remoto le pratiche più svariate.
- quando si ha già una segretaria d’ufficio ma questa è in ferie o in malattia o in maternità e la si deve sostituire fino al suo rientro.
- quando c’è bisogno di filtrare le telefonate. La segretaria virtuale può passarti la telefonata direttamente, grazie all’inoltro diretto, oppure mettendo in attesa il chiamante e chiedendoti se sei disponibile a parlare con lui. In caso tu sia occupato, riferirà al chiamante che non sei disponibile e prenderà nota di tutti i suoi dati che poi ti notificherà via sms o email insieme a tutte le informazioni utili.
- quando sei un professionista o un agente di commercio o un rappresentante che non ha un ufficio e sei praticamente sempre in viaggio. Con questo servizio si ha la possibilità di essere supportati da una segretaria che fissando gli appuntamenti, ti aggiorna giornalmente l’agenda e svolge per te una serie di attività come l’invio di preventivi, fatture e di documentazione varia ai tuoi clienti. Inoltre, la segretaria virtuale risponde e chiama sempre dal tuo numero aziendale e, se non ce l’hai, ti viene fornito.
- quando si è in riunione o in un colloquio e non si ha la possibilità di rispondere, ma non si vuole correre il rischio di perdere le comunicazioni che arrivano nel frattempo dai clienti
- quando non si ha più di una linea telefonica. In questa ipotesi la segreteria virtuale serve per rispondere a quelle telefonate che altrimenti andrebbero perse perché la linea telefonica risulta occupata. E’ il caso delle piccole aziende che normalmente non hanno contratti che prevedono due o più linee telefoniche con l’operatore di telefonia.