Evento aziendale: occhio a location e skills di chi organizza

L’organizzazione di un evento aziendale può diventare un’attività davvero stressante se non presa seriamente. Concentrarsi sui minimi dettagli e non lasciare al caso neanche le cose apparentemente secondarie, fa la differenza e servirà a creare un evento degno di essere ricordato nel tempo. Infatti, sia che l’evento abbia carattere personale oppure sia a sfondo aziendale, la cura e l’attenzione per i minimi particolari  contribuiscono al successo dell’evento stesso.

Cosa considerare nell’organizzare un evento aziendale

1. Stabilire l’atmosfera generale dell’evento.

Che sensazione devono provare  gli ospiti all’arrivo e alla partenza? Tutti gli ospiti resteranno insieme durante l’evento o saranno divisi in gruppi più piccoli ad un certo punto? Su quale sensazione si dovrà maggiormente far leva? Sul comfort e sul relax, oppure sul romanticismo se non addirittura sul lusso? Scegliere l’atmosfera è importantissimo, un pò come scegliere il tema della festa di compleanno di un bambino. Su questa atmosfera si poggerà poi la costruzione dell’intero evento aziendale.  L’evento è di natura esclusivamente professionale? Location diverse proiettano umori diversi, di conseguenza pure il tono dell’evento cambierà, sulla base del locale scelto. Facciamo un esempio: molti hotel offrono sale riunioni per i momenti formali, ma anche sale ristorante nelle quali gli ospiti possono trascorrere momenti più informali e rilassanti. Uno yacht può essere la location perfetta per offrire quel fattore “wow” così tanto ricercato: è intimo, intrigante, offre la sensazione di lusso e benessere, perfetto per mescolare gli affari con il piacere.  

1. La location dell’evento.

dovrebbe essere ben selezionata. La sede dell’evento contribuisce grandemente a fornire quell’atmosfera che ci si è prefissati di offrire agli ospiti. Per la scelta del luogo si devono tenere in considerazioni svariati fattori: Come ci arriveranno gli ospiti ? Il parcheggio sarà un problema? Fino a che punto gli ospiti saranno disposti a viaggiare per raggiungere quella destinazione? Poi ci sono anche altre considerazioni da fare. La location garantisce il servizio di catering, attrezzature tecnologiche, eventuale dj con musica? Consente l’uso dei suoi locali? Ovviamente, la location dell’evento deve essere in grado di ospitare i partecipanti in modo che si sentano a loro agio. E’ importante anche considerare che la giusta location non deve essere distante dagli hotel, così da permettere agli ospiti di poterli raggiungere velocemente, qualora si rendesse necessario il pernottamento.   Ma che lavoro è quello di organizzatore di eventi?  Iniziamo con il dire che è considerato uno dei lavori più stressanti del mondo. L’organizzazione di eventi si concretizza nell’ideazione, sviluppo e gestione di eventi a livello professionale, che possono essere della più svariata natura, dalle cerimonie alle conferenze, dai meeting aziendali alle convention internazionali. E’ logico che chi svolge questo lavoro deve avere delle skills notevoli, che spaziano dal marketing alla comunicazione, dimostrando grandi abilità nelle pubbliche relazioni e nella gestione dei fornitori. Deve saper gestire tutte le varie fasi dell’organizzazione di un evento, coordinando collaboratori e aziende, assumendosi in pieno tutta la responsabilità del buon esito finale! E’ un lavoro estremamente stressante principalmente perché si deve far fronte alle scadenze, agli imprevisti sempre dietro l’angolo e al fatto che i committenti sono sempre molto esigenti. L’event manager è una figura professionale estremamente diffusa negli Stati Uniti, molto meno in Italia, tuttavia stà pian piano prendendo piede anche da noi, con corsi di laure e master in Event Management. Lo scopo è quello di creare figure professionali capaci di sviluppare e gestire brillantemente tutte le fasi di un evento aziendale, sia che si tratti di un meeting piuttosto che di un workshop. Del resto, oggi le aziende investono molto nella visibilità, è il mezzo migliore per raggiungere nuovi clienti, e un evento è indubbiamente un modo efficace per mettersi in mostra.

Le competenze di chi si occupa di organizzazione di eventi

Quali skills e doti caratteriali deve possedere chi organizza eventi?  Sicuramente deve essere una persona con grandi capacità relazionali, estremamente aperta al dialogo e con provate capacità direttive.  Ma, più in generale, deve saper coordinare dei team di persone, avere conoscenze di logistica, di catering, di marketing e pubblicità, nonché di visual merchandising, senza dimenticare l’abilità nel gestire e coordinare svariati fornitori. Vediamo ora quali sono le soft skills che un bravo event manager dovrebbe possedere:

• Gestione delle persone:

quindi grande capacità di supervisione dell’operato dei collaboratori. Ma anche abilità nella comunicazione e nell’intrattenere positive relazioni umane, in modo che in caso di imprevisti o sotto forte stress si sia sempre in grado di mantenere la giusta lucidità. Va da se che una persona timida farebbe meglio a non intraprendere questo tipo di carriera

• Capacità di gestire gli imprevisti:

non sempre le cose vanno lisce come l’olio, talvolta abbiamo pianificato tutto e, quando meno ce lo aspettiamo, capita l’imprevisto che ci manda nel panico. In questi casi occorre mantenere i nervi saldi, pianificare immediatamente la soluzione e fare in modo che l’organizzazione dell’evento prosegua senza ritardi. E’ necessario avere sempre un piano B, prevedere le possibili criticità e pensare in anticipo a quali potrebbero essere le possibili soluzioni alternative in caso di intoppo. Prima o poi capiterà sempre che il catering dia forfait all’ultimo istante, che l’impianto audio non funzioni sul più bello o che uno degli ospiti più attesi al meeting avvisi all’ultimo istante di non poter venire. In tutti questi casi occorrere non perdere la calma e avere già la soluzione in tasca

• Lavorare stando in seconda fila:

lo sappiamo, chi si occupa di organizzazione di eventi è una star, ha una fortissima personalità, gli piace essere il punto di riferimento attorno al quale ruotano persone e aziende. Ma non è lui il protagonista dell’evento o l’attore principale: lui deve “semplicemente”organizzare tutto, supervisionare tutte le attività e le persone, gestire le varie fasi organizzative affinchè l’evento sia un successo. Il tutto stando dietro le quinte!

• Capacità di gestire efficacemente il tempo:

Certamente l’organizzare eventi non è una professione che può svolgere chi arriva sempre in ritardo o fa le cose all’ultimo secondo. Questo presuppone prima di tutto una grande abilità nella gestione delle priorità, cioè saper mettere in fila quelle che sono le cose più importanti da fare. Ma anche saper stimare per ogni attività il tempo che occorre per portarla a conclusione. Chi fa questo mestiere deve sapere quali sono le cose assolutamente indispensabili da fare e quelle che invece possono aspettare o addirittura essere escluse. Inutile perdere tempo su dettagli di poca importanza e secondari, meglio concentrarsi sulle attività veramente importanti. Specie poi quando si è in ritardo sulla tabella di marcia. Anche in una riunione con i propri collaboratori, il bravo event manager si riconosce perché individua subito gli argomenti da discutere mettendoli in un ordine del giorno, invita solo le persone veramente interessate al confronto, evita discussioni inutili su argomenti fuori programma che farebbero perdere solo tempo. Il vero professionista tiene sotto controllo la tabella di marcia delle attività, correndo ai ripari non appena si accorge che ci possono essere dei ritardi pericolosi.

Organizzare un evento aziendale: stressante ma regala grandi soddisfazioni

Se si è davvero bravi e con le giuste skills le soddisfazioni arrivano e ripagano di tutto lo stress e le preoccupazioni che si sono vissute. Organizzare un evento aziendale, come abbiamo detto, non è semplice, spesso  organizzarne uno richiede mesi e mesi di lavoro e far fronte a mille attività e altrettanti imprevisti può scoraggiare anche i più tenaci. Ma poi, appena terminato, ricevere le congratulazioni dei partecipanti e vedere gli sguardi soddisfatti degli ospiti ripaga di tanti sacrifici, fa dimenticare tutto lo stress e spinge ad amare ancor più questo lavoro. Avete già organizzato un evento aziendale? Avete maturato una grande esperienza nel settore? Se anche voi avete vissuto esperienze del genere, parlatecene e condividete con noi i suggerimenti che vi sentite di dare. Se poi avete necessità di organizzare un evento aziendale, contattateci, saremo a vostra disposizione.