La segretaria virtuale: costa poco e non va in ferie

Oggi per un professionista, un’impresa o una giovane startup, utilizzare una segretaria virtuale, facendo ricorso a dei servizi professionali, può rappresentare un’intelligente soluzione per ottimizzare tempi di lavoro e costi. Ma occorre sapere quali funzioni e quali attività è bene delegare ad un servizio di assistenza virtuale, affidandosi ad organizzazioni professionali e competenti. Gli imprenditori possono utilizzare una segreteria virtuale per far svolgere una serie di attività estremamente importanti: dalle chiamate del servizio clienti a quelle ai fornitori, dall’utilizzo di una segretaria che risponda alle telefonate quando si è assenti all’invio di email di sollecito ai clienti, se richiesto. E’ una vera e propria segretaria efficiente, in carne e ossa, che però gestisce a distanza tutte le tue chiamate di lavoro. Quali sono le principali attività che una segreteria virtuale svolge? Ce ne sono svariate, tutte personalizzabili sulla base delle esigenze del cliente e dal costo estremamente contenuto. Esistono normalmente delle società che propongono pacchetti di abbonamento il cui prezzo quasi sempre varia a seconda che si tratti di abbonamenti, mensili, trimestrali, semestrali o annuali.

I servizi professionali offerti da una segretaria virtuale

I servizi che una segreteria virtuale offre sono davvero tanti, talvolta leggermente differenti da società a società che li propongono, ma normalmente troviamo:

• Deviazione delle chiamate dal numero di cellulare verso un numero fisso sul quale risponde una segretaria efficiente e professionale
• Si può decidere il messaggio di benvenuto, la presentazione che la segretaria deve fare dell’azienda e la gestione della chiamata
• Un’orario continuato del servizio, normalmente dalle 9:00 alle 18:00 dal lunedi al sabato, ma talvolta anche fino alle 21:00 ed esteso ai giorni festivi. Nel caso si ricevano telefonate al di fuori di questi orari, un messaggio avviserà il chiamante che verrà ricontattato dalla segretaria nel normale orario di servizio
• La segretaria può inoltrare le chiamate in arrivo annunciando chi c’è in linea, e il cliente può decidere se rispondere o meno
• Gestione dell’agenda degli appuntamenti
• La segretaria può chiamare al posto del cliente, sollecitando ad esempio fatture o spostando gli appuntamenti
• Notifica via email o sms di una chiamata gestita

Per un professionista o una piccola impresa è importante seguire i propri clienti ed organizzare bene il lavoro, piuttosto che spendere ore e ore di tempo rispondendo al telefono. Nel business è più importante focalizzarsi sulle cose remunerative, senza essere distolti dalle attività importanti, per questo una segreteria telefonica alleggerisce di molto il carico di lavoro di un piccolo imprenditore. Possiamo dire che è un servizio innovativo che consente alle piccole imprese di crescere senza essere gravati da pesanti costi fissi di gestione. In un periodo di crisi economica, la segreteria virtuale è una soluzione valida perché unisce alti standard qualitativi a costi sostenibili, rappresentando spesso lo strumento ideale per le giovani startup. Chi non possiede un ufficio, inoltre, può far credere ai suoi clienti di averne uno, oppure di averlo in una città di particolare prestigio per la sua immagine. Infatti, le società che offrono questi servizi virtuali consentono anche di avere una linea telefonica con un prefisso telefonico a scelta. Non solo, ma è addirittura possibile usufruire di una segretaria efficiente che risponde in una lingua straniera, come l’inglese, il francese o il tedesco il più delle volte, risolvendo così anche il problema della gestione dei clienti stranieri.

I costi della segreteria virtuale

Dal punto di vista dei costi, una segretaria virtuale costa mediamente il 5% di una segretaria tradizionale, semplicemente perché non ci si deve accollare i costi di personale fisso. Non si devono infatti sostenere le spese relative a stipendi, contributi, tfr, consulenti del lavoro. Non si ammala mai, non va in ferie né fa pause. Non solo, proprio perché non si ha alle proprie dipendenze una segretaria fissa, non c’è neanche la necessità di una sede fissa, con ulteriore sensibile risparmio sui costi di gestione. Offrendo numerosi servizi professionali utili ai liberi professionisti e alle piccole imprese per la gestione delle attività quotidiane, la segreteria virtuale permette di essere reperibili praticamente sempre, di avere sempre un’immagine altamente professionale, anche quando non si ha voglia di rispondere o si è assenti per ferie.

A chi si rivolge questo servizio

• Innanzitutto a tutti coloro che non possono permettersi l’alto costo di una sede fissa;
• A tutti i professionisti, lavoratori autonomi e piccole imprese che hanno necessità di una segretaria efficiente, senza però volerne sostenere i costi fissi; ma anche a quelle attività che hanno già una segretaria ma devono sostituirla per un determinato periodo:
• Alle startup che, almeno all’inizio, non hanno una sede fissa né personale fisso;
• A tutte le persone che hanno da poco iniziato una nuova attività e accollarsi un costo fisso subito rappresenterebbe un bel problema;
• Ai liberi professionisti e ai freelance che, pur non avendo grosse risorse finanziarie, vogliono dare ai clienti un’immagine altamente professionale;
• A tutti i professionisti che non hanno materialmente il tempo di rispondere continuamente al telefono, o hanno bisogno di filtrare le chiamate in quanto altrimenti non riuscirebbero a concentrarsi sul loro lavoro;
• A coloro che necessitano di una reperibilità continua, anche quando il loro cellulare non è raggiungibile;
• Alle imprese che hanno bisogno di un servizio clienti inbound, svolto con professionalità ed efficienza;
• Alle imprese che hanno bisogno di un servizio clienti outbound, tipo call center;

Alcune società offrono, poi, servizi aggiuntivi, da concordare con quei clienti che hanno l’esigenza di delegare attività amministrative, contabili, back office, help desk ecc. Queste società, infatti, mettono a disposizione dei professionisti e delle piccole imprese personale altamente qualificato, molto spesso laureato, professionalmente estremamente preparato ed in grado di garantire servizi professionali ben più complessi che il semplice svolgere attività di segreteria telefonica. Sei un professionista, un freelance o hai una piccola attività in pieno sviluppo e non intendi sostenere i costi di una segretaria, pur apprezzandone i vantaggi? Sei davvero sicuro che non puoi permetterti una segretaria efficiente, e i relativi servizi professionali, che ti darebbero una grossa mano nel tuo lavoro? Scommetto che non hai mai pensato ad un servizio di segreteria virtuale svolto in maniera professionale da una vera segretaria! Per saperne di più e per avere tutte quelle informazioni che potrebbero migliorare il tuo modo di lavorare, contattaci qui.