Trovare lo spazio uffici giusto ove stabilire la propria sede, può rappresentare a volte per un’azienda una delle più grandi sfide da affrontare. Il problema sembra ancora più complesso per una startup, o comunque per un’azienda giovane in fase di piena crescita.
I proprietari degli immobili, infatti, preferiscono generalmente stipulare un contratto di locazione ufficio piuttosto lungo, mediamente cinque anni, e questo non è esattamente di buon auspicio per le aziende appena costituitesi. La maggior parte delle startup appena create non è in grado di dire quanti dipendenti avrà anche solo fra sei mesi, figurarsi se può immaginare quanti ne avrà nei prossimi cinque anni, o che dimensioni avrà raggiunto per quell’epoca. Magari attualmente si accontenta di uno spazio di coworking, ma quale sarà l’esigenza futura? E se durante quei lunghi cinque anni di contratto di affitto le esigenze mutassero? Se gli affari andassero così bene che gli spazi affittati si dimostrassero troppo limitati? O, al contrario, se la startup non decollasse e, anzi, fosse costretta a ridimensionare il numero dei dipendenti e, quindi, anche lo spazio uffici?
Allora, che cosa dovrebbe fare il fondatore di un’impresa? Fortunatamente, ci sono parecchie opzioni disponibili per un imprenditore, la chiave di volta, naturalmente, è quella di trovare l’ufficio più a misura di ogni specifica situazione. Valutate bene prima di tutto se avete l’esigenza di spazi chiusi che non concedono distrazioni, oppure se avete bisogno di spazi più aperti che aumentano la collaborazione. Oppure vi sentite comunque fiduciosi e ritenete che un contratto di locazione ufficio a lungo termine possa fare al caso vostro? A seconda della crescita della vostra azienda, è fondamentale essere pronti per far si che i vostri uffici siano sempre allineati alle esigenze e alla vostra strategia di business. Si debbono considerare attentamente alcuni fattori quando iniziate a ragionare sugli spazi degli uffici.
Gli elementi da considerare per scegliere il giusto spazio uffici:
- Tempo Soprattutto per le startup più giovani, quelle dalle dimensioni più ridotte, è importante cercare di non essere imbrigliati da contratti di locazione eccessivamente lunghi. O comunque da contratti che impegnano per un lasso di tempo che si ritiene più lungo di quello di cui si ha bisogno. Si possono infatti avere solo 10 dipendenti ora, ma se ne potrebbero avere 60 da qui a un anno. In generale, non si dovrebbe mai firmare un contratto di locazione ufficio che non è funzionale al vostro piano di business a lungo termine. Siate curiosi, fatevi delle domande e assicuratevi di aver vagliato scrupolosamente tutte le alternative a vostra disposizione.
- Layout Se siete una startup che ha una natura tecnologia, oppure un’impresa che si fonda sulla creatività, è probabile che si desideri uno spazio aperto, nel quale le idee nascono dalla collaborazione e si nutrono di condivisione. D’altra parte, se siete invece un piccolo studio legale, potrebbe maggiormente fare al caso vostro uno spazio che riprende l’idea del classico ufficio chiuso. I clienti, infatti, devono poter discutere dei propri affari a porte chiuse, lontano da orecchie indiscrete. Occorre in sostanza assicurarsi che il layout dello spazio uffici scelto sia idoneo al tipo di attività che vi si svolgerà al suo interno. Inoltre, considerate anche la possibilità di condividere spazi come la sala riunioni o la mensa, se è presente. Si possono trovare aziende affini, o comunque interessate a condividere non solo valori e idee con voi, ma anche determinati spazi fisici.
- Servizi Quello che ci deve far scegliere un ufficio piuttosto che un altro, è la presenza di determinati servizi che sono determinanti per condurre il nostro business. Servizi che devono completamente soddisfare le nostre esigenze, prima di poter dire di aver trovato la location ideale. Esiste uno spazio da dedicare alla sala conferenze? C’è una mensa dalle dimensioni sufficienti oppure dei locali nelle immediate vicinanze dove i dipendenti possano andare a mangiare nella pausa pranzo? I bagni funzionano? Ci sono abbastanza prese per collegare pc, stampanti, scanner e tutte le apparecchiature con le quali lavoriamo? Il parcheggio è sufficientemente grande per accogliere le macchine di clienti e dipendenti? Preparate due liste: una dei servizi che la vostra azienda “deve assolutamente avere” e l’altra di quelli che “sarebbe meglio se ci fossero”. Utilizzate queste due liste per farvi guidare nella scelta degli uffici. Diventeranno estremamente utili quando dovrete decidere se è meglio per voi avere una sala mensa o il campo da pallavolo in sabbia.
- Costo Nello stabilire il budget di spesa per l’ufficio, e quindi quanto denaro siete disposti a spendere, evitate il calcolo del costo per persona e invece ragionate sulla cifra che avete la possibilità di spendere mensilmente, tutto incluso, per il vostro staff. E non dimenticate di calcolare i costi nascosti come manutenzione, mobili e arredi e altre commissioni di ufficio. Specialmente quando si inizia da zero, queste voci di spesa ci sono. Tenete a mente che una serie di fattori incidono tantissimo sul prezzo della location, come la disponibilità in generale di uffici sul mercato, la loro tipologia, la posizione in cui si trovano. Tuttavia, al di la della posizione che è importante, vi consigliamo di iniziare a pianificare la scelta della location con largo anticipo, prima di prendere la decisione definitiva.
E se la startup cresce e gli spazi diventano insufficienti?
Cosa succede quando una nuova azienda vive una fase di crescita improvvisa e gli spazi destinati agli uffici si dimostrano insufficienti? Occorrerà calcolare di quanto spazio avrà ora bisogno e rivedere il contratto di locazione: di certo una nuova impegnativa sfida per il titolare dell’impresa. Considerate questi elementi prima di iniziare un nuovo processo di affitto:- Documenti finanziari in ordine
- Affidarsi alla consulenza di esperti
- Assicuratevi degli spazi in caso di crescita.