Spazio uffici: contratto di locazione ufficio e location ideale

Trovare lo spazio uffici giusto ove stabilire la propria sede, può rappresentare a volte per un’azienda una delle più grandi sfide da affrontare. Il problema sembra ancora più complesso per una startup, o comunque per un’azienda giovane in fase di piena crescita. I proprietari degli immobili, infatti, preferiscono generalmente stipulare un contratto di locazione ufficio piuttosto lungo, mediamente cinque anni, e questo non è esattamente di buon auspicio per le aziende appena costituitesi. La maggior parte delle startup appena create non è in grado di dire quanti dipendenti avrà anche solo fra sei mesi, figurarsi se può immaginare quanti ne avrà nei prossimi cinque anni, o che dimensioni avrà raggiunto per quell’epoca. Magari attualmente si accontenta di uno spazio di coworking, ma quale sarà l’esigenza futura?  E se durante quei lunghi cinque anni di contratto di affitto le esigenze mutassero? Se gli affari andassero così bene che gli spazi affittati si dimostrassero troppo limitati? O, al contrario, se la startup non decollasse e, anzi, fosse costretta a ridimensionare il numero dei dipendenti e, quindi, anche lo spazio uffici? Allora, che cosa dovrebbe fare il fondatore di un’impresa? Fortunatamente, ci sono parecchie opzioni disponibili per un imprenditore, la chiave di volta, naturalmente, è quella di trovare l’ufficio più a misura di ogni specifica situazione. Valutate bene prima di tutto se avete l’esigenza di spazi chiusi che non concedono distrazioni, oppure se avete bisogno di spazi più aperti che aumentano la collaborazione. Oppure vi sentite comunque fiduciosi e ritenete che un contratto di locazione ufficio a lungo termine possa fare al caso vostro? A seconda della crescita della vostra azienda, è fondamentale essere pronti per far si che i vostri uffici siano sempre allineati alle esigenze e alla vostra strategia di business.  Si debbono considerare  attentamente alcuni fattori quando iniziate a ragionare sugli spazi degli uffici.

Gli elementi da considerare per scegliere il giusto spazio uffici:

1. Tempo  Soprattutto per le startup più giovani, quelle dalle dimensioni più ridotte, è importante cercare di non essere imbrigliati da contratti di locazione eccessivamente lunghi. O comunque da contratti che impegnano per un lasso di tempo che si ritiene più lungo di quello di cui si ha bisogno. Si possono infatti avere solo 10 dipendenti ora, ma se ne potrebbero avere 60 da qui a un anno. In generale, non si dovrebbe mai firmare un contratto di locazione ufficio che non è funzionale al vostro piano di business a lungo termine. Siate curiosi, fatevi delle domande e assicuratevi di aver vagliato scrupolosamente tutte le alternative a vostra disposizione.
2. Layout  Se siete una startup che ha una natura tecnologia, oppure un’impresa che si fonda sulla creatività, è probabile che si desideri uno spazio aperto, nel quale le idee nascono dalla collaborazione e si nutrono di condivisione. D’altra parte, se siete invece un piccolo studio legale, potrebbe maggiormente fare al caso vostro uno spazio che riprende l’idea del classico ufficio chiuso. I clienti, infatti, devono poter discutere dei propri affari a porte chiuse, lontano da orecchie indiscrete. Occorre in sostanza assicurarsi che il layout dello spazio uffici scelto sia idoneo al tipo di attività che vi si svolgerà al suo interno. Inoltre, considerate anche la possibilità di condividere spazi come la sala riunioni o la mensa, se è presente. Si possono trovare  aziende affini, o comunque interessate a condividere non solo valori e idee con voi, ma anche determinati spazi fisici.
3. Servizi  Quello che ci deve far scegliere un ufficio piuttosto che un altro, è la presenza di determinati servizi che sono determinanti per condurre il nostro business. Servizi che devono completamente soddisfare le nostre esigenze, prima di poter dire di aver trovato la location ideale.  Esiste uno spazio da dedicare alla sala conferenze? C’è una mensa dalle dimensioni sufficienti oppure dei locali nelle immediate vicinanze dove i dipendenti possano andare a mangiare nella pausa pranzo? I bagni funzionano? Ci sono abbastanza prese per collegare pc, stampanti, scanner e tutte le apparecchiature con le quali lavoriamo? Il parcheggio è sufficientemente grande per accogliere le macchine di clienti e dipendenti? Preparate due liste: una dei servizi che la vostra azienda “deve assolutamente avere” e l’altra di quelli che “sarebbe meglio se ci fossero”. Utilizzate queste due liste per farvi guidare nella scelta degli uffici. Diventeranno estremamente utili quando dovrete decidere se è meglio per voi avere una sala mensa o il campo da pallavolo in sabbia.
4. Costo  Nello stabilire il budget di spesa per l’ufficio, e quindi quanto denaro siete disposti a spendere, evitate il calcolo del costo per persona e invece ragionate sulla cifra che avete la possibilità di spendere mensilmente, tutto incluso, per il vostro staff. E non dimenticate di calcolare i costi nascosti come manutenzione, mobili e arredi e altre commissioni di ufficio. Specialmente quando si inizia da zero, queste voci di spesa ci sono. Tenete a mente che una serie di fattori incidono tantissimo sul prezzo della location, come la disponibilità in generale di uffici sul mercato, la loro tipologia, la posizione in cui si trovano. Tuttavia, al di la della  posizione che è importante, vi consigliamo di iniziare a pianificare la scelta della location con largo anticipo, prima di prendere la decisione definitiva.

Trovare la location ideale non è cosa da poco, occorre dedicare tempo e risorse per trovare lo spazio più idoneo al proprio business. Dopo tutto, l’ultima cosa che ogni startup si augura è quella di firmare un lungo contratto di locazione, per realizzare poi, dopo appena 12 mesi, che in realtà quello spazio uffici non soddisfa pienamente le esigenze dell’azienda.

E se la startup cresce e gli spazi diventano insufficienti?

Cosa succede quando una nuova azienda vive una fase di crescita improvvisa e gli spazi destinati agli uffici si dimostrano insufficienti? Occorrerà calcolare di quanto spazio avrà ora  bisogno e rivedere il contratto di locazione: di certo una nuova impegnativa sfida per il titolare dell’impresa. Considerate questi elementi prima di iniziare un nuovo processo di affitto:

• Documenti finanziari in ordine

Quando vi apprestate ad affittare degli uffici, i proprietari dei locali vorranno prima di tutto determinare se la società può pagare l’affitto. Talvolta vorrà anche capire chi sarà finanziariamente responsabile qualora ci siano delle morosità. I proprietari degli spazi richiedono sempre una garanzia, che può essere un deposito cauzionale o una fidejussione. Siate pronti a fornire riferimenti finanziari, dichiarazioni dei redditi, estratti conto e fino a 12 mesi di affitto anticipato.  

• Affidarsi alla consulenza di esperti

Prima di prendere una qualsiasi decisione, assicuratevi di avere i consulenti giusti. Un broker immobiliare che è specializzato nel rappresentare le imprese, in particolare le startup, può essere particolarmente utile. Le startup hanno esigenze particolari, e il broker giusto non solo le conosce, ma è in grado di rappresentarle e di negoziare con i proprietari dei locali.  Vi consigliamo di trovare un architetto, un ingegnere o un avvocato con esperienza nel ramo immobiliare, che gestiscano le transazioni di affitto. Questi professionisti possono offrire una guida preziosa, facendo risparmiare all’impresa tempo e denaro. Quando un giovane imprenditore cerca di negoziare un contratto di locazione da solo, senza la consulenza di un esperto, spesso senza accorgersene accetta clausole gravose. Inoltre, verrà distratto dal condurre le sue normali attività e andrà incontro a futuri problemi, il più delle volte, a causa di aspetti che non conosceva o che non aveva preso in considerazione perché inesperto in materia.  

• Assicuratevi degli spazi in caso di crescita.

Normalmente l’affitto di un ufficio è piuttosto costoso.  La chiave vincente per risparmiare denaro è capire di quanto spazio si avrà bisogno in futuro per gestire l’azienda. Affittare degli spazi adiacenti potrebbe essere una soluzione, ma anche una sfida, e ovviamente si va incontro ad un surplus di costi. E’ importante allora negoziare in anticipo con la proprietà dell’immobile il diritto di prelazione, nel caso in cui si rendano disponibili dei locali o degli spazi adiacenti. Cercate di ottenere il diritto di assicurarvi voi, prima di chiunque altro, un qualsiasi altro spazio nell’edificio che potesse diventare disponibile durante il contratto di locazione. Si consideri l’ipotesi di affittare dello spazio extra e subaffittarlo poi ad un altro affittuario, su base mensile. Ecco, quindi, che in questi casi l’intervento di un abile professionista a vostro supporto per negoziare questi aspetti sarà fondamentale, come abbiamo visto nel punto precedente.  

Dove stabilire la location ideale

Una volta deciso che si è pronti ad iniziare la ricerca degli uffici, la domanda successiva è: dove si dovrebbero stabilire la location ideale? Potreste scegliere uno spazio nel centro città, o potreste cercare degli spazi meno costosi ma posizionati in periferia. Le nuove startup in generale adorano l’atmosfera vibrante e il potenziale di opportunità che offre il cuore della città, ma sono spaventate dai costi elevati. Tuttavia, tali costi di affitto calano in modo significativo quando si sceglie di posizionare la propria sede in un business center centrale, nel quale affittare uffici arredati. Se si scelgono invece spazi in zone periferiche, si va incontro a disagi quali pendolarismo, isolamento della propria attività dalle relazioni più vantaggiose ma, soprattutto, immagine non adeguata per clienti e fornitori. Se non avete ancora deciso dove aprire il vostro ufficio, oppure state pensando di stabilire la sede della vostra impresa in un business center, contattateci.  Vi suggeriremo le soluzioni più adatte alle vostre esigenze!