Sala riunioni: il luogo ove prendere decisioni e fare formazione

Nel corso dell’ultimo secolo, sembra che un milione di cose siano cambiate riguardo al modo in cui lavoriamo e conduciamo affari. Numerose sono le tendenze arrivate e poi svanite, come anche le tecnologie che si sono susseguite nel corso di pochi decenni. La macchina da scrivere, per lunghi anni strumento immancabile in tutti gli uffici del mondo, sostituita successivamente dall’avvento del pc; il fax, che ha permesso l’invio rapido di documenti fra luoghi distanti, e ora in largo disuso a causa della diffusione degli scanner e delle email; il Blackberry, che ha consentito inizialmente di ricevere ed inviare email in mobilità ed ora praticamente scomparso a causa dell’avvento degli smartphone moderni. L’elenco potrebbe allungarsi con decine di altri esempi, basti pensare a quanti oggetti e strumenti abbiamo usato per anni, ed ora in disuso a causa anche della tecnologia moderna e della digitalizzazione sempre più diffusa. Tuttavia, un punto fermo nel mondo del lavoro rimane: le persone devono incontrarsi e, quando lo fanno, non c’è posto migliore di una sala riunioni.  

10 validi motivi per cui la sala riunioni non tramonterà mai

 

1. Nella sala riunioni i segreti restano segreti

Se le pareti della sala riunioni potessero parlare, non lo farebbero. Progettate per custodire le informazioni riservate e le conversazioni a porte chiuse, queste sale sono lo spazio ideale per prendersi cura di affari sensibili, come idee innovative, lancio di nuovi prodotti e altre informazioni classificate spesso top secret. A differenza degli spazi aperti, come le caffetterie e i ristoranti, una sala riunioni ben progettata ti dà la possibilità di mantenere nel massimo riserbo tutto ciò che viene detto al suo interno.  

2. Le sale riunioni sono posti collaborativi

Il luogo migliore ove riunire le persone per lavorare su di un problema e discutere, è in una sala riunioni ben attrezzata. Quando togli momentaneamente le persone dai loro abituali spazi di lavoro chiusi, e le metti in una sala riunioni, non solo unisci fisicamente un gruppo di persone, ma crei le condizioni perché ci sia uno scambio di idee e un arricchimento di tutti i partecipanti.  Per garantire che tutti siano in grado di contribuire a una sessione di lavoro, assicurati che la tua sala riunioni sia dotata di strumenti che favoriscano una facile collaborazione, come una TV maxischermo, un sistema che consenta la videoconferenza, una lavagna a fogli mobili, una rete wifi per collegarsi ad internet, blocchi notes e penne per prendere appunti.  

3. La sala riunioni crea la cultura del collegamento fra le persone

In un mondo in cui sempre più persone scelgono di lavorare da remoto, le sale riunioni sono diventate ancora più importanti perché offrono la possibilità alle persone di incontrarsi fisicamente e di connettersi l’una con l’altra, in uno spazio dedicato che consente loro di lavorare insieme verso obiettivi comuni. Ancora una volta, disporre di attrezzature idonee che consentano alle persone di godere di interazioni faccia a faccia, è essenziale per favorire relazioni di qualità tra i presenti nella sala riunioni e persone che si collegano da remoto. A questo proposito, prestate molta attenzione alla qualità audio e video di una videoconferenza, perché le persone si connettono meglio quando possono vedersi e ascoltarsi facilmente.  

4. Le sale riunioni permettono un rapido scambio di idee

Se non ci si incontrasse personalmente e non ci si scambiassero informazioni e idee, saremmo sepolti da un’enorme quantità di e-mail. Grazie allo spazio della sala riunioni, infatti, team e reparti che lavorano su vari progetti possono rapidamente stabilire strategie, fare il punto della situazione, condividere aggiornamenti e stabilire obiettivi settimanali, prima di tornare al loro ufficio per occuparsi delle quotidiane attività. Immaginate invece quanto tempo si perderebbe e quante email si dovrebbero scrivere per raggiungere il risultato che si ottiene con una semplice riunione di lavoro. Senza considerare, poi, che lo scambio diretto di informazioni e aggiornamenti, permette di evitare fraintendimenti ed errori di comunicazione.  

5. Fare una grande impressione

Come un bel vestito, così una sala riunioni trasmette istantaneamente a clienti, potenziali clienti e visitatori, la personalità della vostra organizzazione, il livello di successo, l’attenzione ai dettagli. Una sala riunioni ben progettata, con attrezzature all’avanguardia e bei mobili, crea un’atmosfera di benvenuto e permette agli ospiti di rilassarsi e riporre la loro fiducia in voi. Viceversa, anche una sala riunioni progettata male, con arredi vecchi e attrezzature non all’altezza invia un messaggio. Infatti, dice che la tua azienda non è in contatto con il mondo moderno e che le soluzioni che offri non sono le migliori. Se pensi che la tua sala riunioni abbia bisogno di una rivisitazione, consulta un interior designer specializzato in uffici. Oppure potresti pensare ad affittare un ufficio arredato, in modo da offrire un’immagine adeguata ed elegante della tua azienda.  

6. La sala riunioni fa focalizzare sui problemi

La maggior parte degli uffici, oggi, è strutturata su open space in cui le persone possono vedere e interagire con gli altri in qualsiasi momento. Tuttavia, queste atmosfere possono rappresentare luoghi in cui è difficile mantenere la concentrazione, essendo presenti così tante distrazioni. Grazie al cielo, la sala riunioni offre una pausa tranquilla, in cui è possibile concentrarsi sulle problematiche del lavoro senza interruzioni nè distrazioni. Lo spazio chiuso di una sala riunioni consente, ad esempio, di parlare e ascoltare gli altri senza sforzarsi di superare il rumore di fondo. Se  ritieni che la tua sala riunioni non sia silenziosa come vorresti, prendi in considerazione l’aggiunta di pannelli acustici o altri elementi di isolamento acustico nella stanza.  

7. Le sale riunioni sono ideali per fare formazione

Chiedi a qualsiasi formatore aziendale quale sia lo spazio che preferisce per tenere una sessione formativa: quasi sempre la sua risposta sarà una sala riunioni. Una sala ben equipaggiata semplifica la formazione di singoli e team perché offre ai formatori un accesso istantaneo agli strumenti di cui hanno bisogno. Sia che scelgano di mostrare video, condividere diapositive o che un esperto si unisca alla sessione in video- conferenza, avranno sempre a disposizione gli strumenti necessari per la presentazione degli argomenti. Inoltre, riunire le persone attorno a un tavolo è un metodo classico di insegnamento che è stato usato fin dai tempi di Aristotele per favorire la discussione, lo scambio di idee, il pensiero critico e la comprensione tra studenti e insegnanti.  

8. La sala riunioni è il luogo delle decisioni

Lo scopo di una riunione aziendale è quello di prendere decisioni. Al termine di una riunione, normalmente, si decidono quali sono le azioni che ogni persona facente parte di quell’organizzazione, dovrà intraprendere. Dalla decisione di intraprendere una nuova strategia, di iniziare o terminare una relazione con un cliente o un venditore, di impostare il budget, di selezionare il team o altro ancora, la maggior parte delle decisioni di un’azienda vengono prese all’interno delle quattro pareti di una sala riunioni. In breve, possiamo certamente dire che in un’azienda il posto dove prendere decisioni risolvere problemi è sempre la sala riunioni.  

9. Le sale riunioni sono serbatoi di idee

C’è energia palpabile in una sala riunioni quando si riuniscono più persone per scambiarsi idee, innovazioni e soluzioni. Alcune aziende hanno al loro interno intere sale allo scopo di pianificare il futuro: spesso rinominandole con nomi non casuali: “think tank”, “war room”, “incubatore di innovazione” e cose simili. Il trucco per creare una grande atmosfera, fondamentale per il brainstorming, consiste nell’inventare una sala conferenze con strumenti che favoriscano la creatività e permettano all’energia di fluire. Come quadri, tv hd, arcobaleni di pennarelli, mobili e qualsiasi altro elemento che incoraggi le persone a connettersi fra di loro e ad esplorare prospettive diverse.  

10. La sala riunioni fa risparmiare tempo e denaro

Forse la sala più versatile di un’organizzazione è la sala riunioni, che sta diventando rapidamente lo spazio principale per condurre interviste a potenziali dipendenti. Grazie alla grande tecnologia, come la videoconferenza con condivisione dello schermo e le app mobili user-friendly, le aziende non sono più costrette a sborsare ingenti risorse economiche per organizzare dispendiosi colloqui di lavoro. Ora, le risorse umane possono ampliare il loro pool di ricerca, intervistare i candidati faccia a faccia e trovare la persona migliore per un determinato ruolo, senza dover mai lasciare la sala riunioni. Ricordate che la sala riunioni è anche il biglietto da visita della vostra azienda: è il luogo in cui si incontrano non solo colleghi, ma anche clienti, potenziali clienti e aspiranti dipendenti e manager. È il posto dove si prendono, sicuramente, le decisioni fra le più importanti per un’azienda, e per questo occorre curarne anche l’immagine. La sala riunioni dovrà essere confortevole, in grado di far sentire a proprio agio tutti i partecipanti alla riunione, quindi attenzione anche agli arredi e alle poltrone che devono essere comode. Se poi ci sono delle pareti attrezzate, ancora meglio: serviranno a separare l’ambiente ove si svolge la riunione da un ambiente più soft, nel quale ci si può anche rilassare per una pausa caffè. Da non dimenticare assolutamente la presenza di alcuni accessori importantissimi come appendiabiti, cestini e tende. E sottolineiamo ancora che una sala riunioni ordinata, pulita e ben arredata aumenta la qualità delle riunioni che vi si svolgono, perché incrementa la concentrazione e l’attenzione dei partecipanti. E voi avete già arredato la vostra sala riunioni? Siete sicuri che sia in grado di rendere le vostre riunioni più produttive e costruttive? Oppure state pensando che sia troppo costoso arredare una sala e attrezzarla di tutte quelle tecnologie necessarie per rendere le riunioni più interattive? Niente paura, se avete necessità di una sala moderna e arredata in maniera ottimale per le vostre riunioni, contattateci.