Abbattere i costi con l’ufficio virtuale

Si sente spesso dire che le persone che lavorano da casa, o comunque fuori dal classico ufficio, sono più produttive e soddisfatte nei loro “posti di lavoro” rispetto agli impiegati tradizionali. Gli uffici virtuali rappresentano la soluzione ideale per gli imprenditori e i professionisti che sono costantemente in movimento. Oppure per coloro che non devono necessariamente avere una significativa presenza fisica nei luoghi in cui si trovano i loro clienti. Questa soluzione garantisce una forte flessibilità e, più in generale, si possono abbattere i costi con l’ufficio virtuale.  

Abbattere i costi e altri vantaggi

Un ufficio virtuale significa poter lavorare lontano dal luogo in cui si trova il proprio team o i propri clienti, utilizzando strumenti di comunicazione messi a disposizione dalla moderna tecnologia e da internet. Si può decidere di gestire le proprie imprese da casa come da qualsiasi altra parte del mondo. Un ufficio virtuale in genere utilizza tecnologie quali Skype, live meeting, segreteria telefonica. Si può anche decidere di usufruire dei moderni servizi di un Business Center, come la domiciliazione postale piuttosto che il servizio offerto da operatrici telefoniche professionali che rispondono in maniera personalizzata.  Inoltre, avere una targa esterna personalizzata al di fuori del Business Center, dal punto di vista dell’immagine non è per niente male.  Un ufficio virtuale, come avrete capito, consente di abbattere i costi per gli spostamenti ma anche i costi derivanti dall’affitto di un ufficio fisico. Garantendo al team ed ai collaboratori una flessibilità oraria invidiabile.

Come rendere efficiente un ufficio virtuale

1.) Utilizzate tutti gli strumenti di comunicazione Se non comunicate non esistete. Le moderne tecnologie offrono molte soluzioni basate su Internet per rimanere connessi. Quando si lavora da remoto è importante comunicare nel modo più efficace possibile. Cercate di capire come comunicare al meglio coi vostri clienti: oltre alla posta elettronica, ci sono molti strumenti di comunicazione online come Google Hangouts e Skype. Se avete necessità di condividere documenti, file e di registrare riunioni, utilizzate i software per il webinar.  È consigliabile, però, implementare anche le linee tradizionali di comunicazione, ad esempio un numero di fax aziendale e un indirizzo di posta, per essere certi di non perdere documenti o comunicazioni importanti.  Per questo, è sempre meglio rivolgersi ad un moderno Business Center per avere questi servizi. 2.) instaurate relazioni personali mediante la  comunicazione verbale Quando possibile si consiglia di dare sempre un seguito alle comunicazioni non verbali, ad esempio ad una email, con una telefonata: questo contribuisce a stabilire un rapporto personale e a costruire fiducia con i propri clienti. Dopo l’invio o la ricezione di una e-mail o di un documento, è bene leggere attentamente e dare un feedback mediante una telefonata, per confermare le aspettative di entrambe le parti. Fare una chiacchierata veloce sui dettagli eviterà fraintendimenti e comunicazioni indesiderate successivamente. 3.) Comunicate chiaramente gli orari in cui siete disponibili Fate conoscere gli orari in cui siete operativi e reperibili: non c’è bisogno di essere disponibile 24 ore su 24, anche perché questo non significa usare efficacemente il proprio tempo. Certamente si può decidere di essere disponibili talvolta ad orari inconsueti, magari per soddisfare le esigenze di un cliente lontano che ha un fuso orario diverso dal nostro. Ma, normalmente, gli orari di lavoro devono essere chiari e resi noti a tutti. Pubblicateli sul vostro sito web o sulla vostra pagina social; utilizzate anche un servizio di segreteria telefonica perchè aumenterà la vostra credibilità e dimostrerete professionalità.  Non dimenticate mai di staccare la spina ogni tanto e di prendervi del tempo da trascorrere con i vostri amici e le persone care. Ciò vi aiuterà a resettare la mente e tornerete a lavorare più concentrati e più efficienti. 4.) Mantenete le promesse e superate le aspettative Sembra ovvio, ma è importante ricordarlo. Programmate bene il lavoro: ciò vi permetterà di presentare in anticipo i vostri progetti ai clienti  e di avere il tempo per affrontare gli imprevisti. Superate le aspettative quando possibile, anticipate le domande dei clienti e condividete le vostre conoscenze. Se un cliente richiede un servizio che non siete in grado di fornire, cercate comunque di aiutarlo, magari mettendolo in contatto con chi potrebbe soddisfare le sue esigenze. In alternativa, fate una ricerca e dategli dei consigli o dei suggerimenti. Sarà piacevolmente soddisfatto e aumenterete le probabilità che possa tornare da voi in futuro. 5.) Siate intraprendenti con i clienti Fate vedere i lavori già svolti ed i progetti che avete realizzato per mostrare le vostre capacità e far vedere che avete le qualità per aggiudicarvi un lavoro. Schedulate gli step di lavoro e impostate delle scadenze, così da tenere i vostri clienti informati e ragguagliati su come stà procedendo la vostra attività. In questo modo saranno tranquilli e sicuri che tutto procede per il verso giusto.  Non aspettate che siano loro a chiedervi chiarimenti, siate responsabili e fornite tutte le soluzioni ai possibili problemi. Se avete bisogno di più tempo per portare a termine il lavoro, ditelo chiaramente e fate presente tutti gli ostacoli che state riscontrando. Quando una determinata attività richiede flessibilità oraria, l’ufficio virtuale offre l’opportunità di lavorare quando si vuole, ovunque ci si trovi. Non solo un ufficio virtuale non fa perdere tempo col pendolarismo e gli spostamenti, ma ha costi generali più bassi perché non ci sono contratti di locazione da pagare. Quindi, abbattere i costi con l’ufficio virtuale è davvero fattibile, come anche  l’aumento  della produttività e il produrre un tasso di turnover fra i lavoratori più basso.

Quali sono i vantaggi dell’ufficio virtuale?

 

1. i dipendenti sono estremamente più attivi.

Qualche anno fa, i ricercatori dell’Università di Sydney in Australia hanno rilasciato uno studio che ha evidenziato come lavorare seduti alla scrivania per più di 9 ore al giorno aumenti il rischio di morte di oltre il 40 per cento. indipendentemente da altre attività.  Per questo, i dipendenti di un’azienda che non ha uffici fisici ma solo uffici virtuali, non essendo incatenati ad una scrivania di un ufficio ogni giorno, sono molto più attivi e sono meno soggetti a patologie mortali. Senza considerare l’aumento di produttività e di efficienza che sono ampiamente dimostrate.  

2. flessibilità significa non dover chiedere ore e giorni di permesso.

Vuoi vedere la recita di tuo figlio a scuola? Devi accompagnare tua moglie dal medico domani mattina? Con l’ufficio virtuale non è un problema perché l’orario di lavoro è estremamente flessibile. Le attività che dovrei svolgere ora posso benissimo svolgerle in tarda serata, oppure anticiparle al giorno prima: l’essenziale è portarle a compimento rispettando la tabella di marcia prefissata. Non esistono orari fissi né cartellini da timbrare, quel che conta è soddisfare le esigenze dei clienti nei termini stabiliti. Per questo, con una buona organizzazione, si può godere di massima flessibilità oraria e non c’è più il bisogno di chiedere permessi per uscire prima dal lavoro o per assentarsi.

3. Minori costi

Non esistono costi di affitto dell’ufficio, nessun pagamento di utenze, nessun costo per acquisto di arredi, mobili, hardware. Abbattere i costi grazie ad un ufficio virtuale consente non solo di applicare poi tariffe più basse ai clienti, ma soprattutto di  aumentare considerevolmente i margini di profitto. Di conseguenza, minori costi si riflettono positivamente anche sul team, permettendo ad esempio di investire più risorse nella sua formazione.

4. Risparmi sulla tecnologia.

Lavorando da remoto, i professionisti possono disporre della tecnologia e dei software che preferiscono. E possono procedere a cambiare l’hardware  e ad aggiornare i sistemi quando più conviene loro. Sicuramente si può andare incontro a problemi di cyber security, non avendo la costosa tecnologia fornita dalle grandi aziende, ma l’inconveniente si può gestire con software a basso costo o addirittura opensource.

5. Aumento della produttività.

Grazie al monitoraggio delle performance, che permette di verificare lo scostamento dei risultati dagli obiettivi prefissati, con l’utilizzo dell’ufficio virtuale si nota un aumento della produttività quasi immediatamente. Permettere ai dipendenti di lavorare da remoto dovrebbe anche far aumentare il fatturato, perché le persone sono generalmente più soddisfatte di lavorare godendo di flessibilità oraria. Inoltre, si responsabilizzano i collaboratori visto che vengono valutati per gli obiettivi raggiunti e per il lavoro svolto, e non per le ore di lavoro passate in ufficio. Questo consente, quindi, di conservare i talenti migliori e di liberarsi dei collaboratori meno produttivi ed efficienti. Ad ogni modo, va ben tenuto a mente che l’ufficio virtuale non funziona per tutte le aziende: molte realtà hanno ancora bisogno di uffici fisici all’interno dei quali far lavorare insieme i propri dipendenti. Ma per quelle imprese alle quali la tecnologia consente veramente di lavorare da qualsiasi luogo, un ufficio virtuale offre una conveniente alternativa al tradizionale ufficio. E voi state pensando che l’ufficio virtuale possa fare al caso vostro? Se la cosa vi interessa mettetevi in contatto qui