Spazio di coworking: fare network e spazi flessibili le carte vincenti

Lavorare da casa può sembrare un sogno per un grandissimo numero di freelance, fino a quando non lo provano effettivamente. Infatti, lavorare da casa significa avere soprattutto un enorme numero di potenziali distrazioni: vicini di casa rumorosi e che disturbano continuamente, piatti sporchi nel lavandino che distolgono l’attenzione, la tentazione di YouTube e Netflix perché tanto nessuno ci stà controllando. Non è sempre facile essere produttivi a casa, ma fortunatamente ci sono valide alternative. Una delle opzioni più a basso costo da prendere in considerazione è quella di trascorrere la propria giornata lavorativa in uno spazio di coworking. Il risultato è spesso un grosso incremento nella produttività e una ritrovata messa a fuoco dei propri obiettivi, oltre alla possibilità di fare networking con persone affini. Ma cos’è realmente il coworking? E’ uno spazio di lavoro condiviso: ecco alcune risposte al “perché” si dovrebbe ricorrere al coworking.

Che cos’è uno spazio di coworking?

Se non hai mai sentito parlare di spazio di coworking, ti stai perdendo un sacco di cose! Uno spazio di lavoro condiviso è uno spazio collettivo di uffici, spesso utilizzato da freelance, lavoratori a distanza o piccole aziende. Parliamo di spazi flessibili, perfetti nei casi in cui non si voglia affittare un intero ufficio. Qui si può semplicemente affittare una scrivania. Tutto quello che dovete portare è il vostro computer portatile. Oltre all’energia elettrica e ad un tetto, uno spazio di lavoro condiviso fornisce tutte le altre infrastrutture che potrebbero essere necessarie per la vostra attività, come Internet, stampanti, una segreteria o un bar per fare una pausa. Sono presenti sale riunioni, postazioni telefoniche, sale ove tenere presentazioni, quindi non c’è bisogno di incontrare i propri clienti o i propri collaboratori in bar o in locali pubblici rumorosi.

Che cosa rende uno spazio di coworking così attraente?

C’è una logica dietro il grosso successo degli spazi di coworking. Sono hub per professionisti creativi, spesso luoghi ove nascono start-up. Quello che accadde decenni fa nel garage nel quale venne alla luce Apple grazie a Steve Jobs, ora avviene in spazi moderni e creativi. Come ad esempio il leggendario St. Oberholz a Rosenthaler Platz a Berlino, dove è nato SoundCloud. Oggi ci sono innumerevoli spazi di lavoro, a Berlino come in tutto il resto del mondo, dove si può avere il proprio ufficio senza in realtà possederne uno. Quindi, come può uno spazio di coworking migliorare il vostro lavoro? Quali sono le opportunità che offre?

1. Incontrare persone: uno spazio di coworking è fondamentalmente un luogo pieno di professionisti provenienti da diversi luoghi, talvolta possono provenire da Paesi esteri anche lontani. Potreste trovarvi a fare una pausa caffè o a lavorare a fianco di un graphic designer, di un Marketing Manager, di un architetto, di un traduttore o del CEO di un’importante azienda. Inutile dire che questi momenti offrono opportunità interessantissime per fare network, ma anche opportunità per imparare e per condividere le proprie esperienze. 2. Networking: gli spazi di coworking favoriscono il fare network, come abbiamo detto. Non solo è normale avvicinarsi ad un’ altra persona che usufruisce di quegli spazi facendo una domanda, ma possono crearsi innumerevoli occasioni per assistere agli eventi interni organizzati da altri gruppi di lavoro. Potreste imparare cose che non avreste mai pensato di fare! In questo modo, le persone che si conoscono non sono più le persone con cui si condivide semplicemente un’area di lavoro, diventano i vostri collaboratori, anche se si stà lavorando su progetti completamente diversi. Dopo una giornata di lavoro, poi, in determinati spazi di coworking particolarmente attrezzati, si tengono spesso eventi per fare network, dove si possono conoscere un po’ meglio persone interessanti, professionalmente e personalmente. 3. Uno spazio di lavoro personale: lavorare da casa può essere notoriamente improduttivo. Un posto di lavoro che si trova a pochi metri di distanza dal comodo letto o dalla TV e dalla PlayStation non può essere il luogo ideale per concentrarsi. Specialmente per un professionista, un commerciale senza ufficio o un freelance all’inizio di carriera, potrebbe risultare difficile separare la vita privata dai momenti di lavoro. Uscire di casa per recarsi in un ufficio a lavorare, invece, è un buon sistema per stabilire buone abitudini e per avere un giusto equilibrio fra lavoro e vita privata. Certo, si potrebbe andare in un caffè, ma un luogo rumoroso e pubblico non è sempre ideale per il lavoro, soprattutto se avete bisogno di comunicare spesso con i clienti al telefono, o se avete necessità della massima concentrazione. Non esistono, invece, problemi di questo genere in uno spazio di lavoro condiviso. E ciò che lo rende ancora più gradevole, è che gli spazi di coworking hanno spesso il loro bar oppure lounge interno. Quindi, se si vuole un piatto caldo o scambiare quattro chiacchiere con qualcuno, lo si può fare tranquillamente avendo tutto a portata di mano. Lo spazio di coworking, perciò, presenta il vantaggio di unire a spazi flessibili di lavoro la possibilità di interagire con chiunque. Si può godere della propria libertà di freelance, e contestualmente impegnarsi nel lavoro avendo la possibilità di incontrare persone creative e portatrici di idee innovative. Faccio un esempio: se devo tradurre una e-mail, posso utilizzare Google Translate, ma se mi trovo in uno spazio di coworking è più facile che trovi qualcuno madrelingua che possa tradurmela. Più veloce e soprattutto in maniera migliore!

Come funziona uno spazio di coworking?

Affittare una scrivania con dei servizi accessori, come internet e stampante ad esempio, in uno spazio di coworking è estremamente facile. È possibile affittare una scrivania o un ufficio per la durata di un giorno, di un mese, oppure di un anno intero. Si può acquistare un pacchetto facendo un abbonamento: la formula prevede normalmente massima flessibilità e convenienza. Nella maggior parte degli spazi di coworking è possibile adattare la formula di affitto alle esigenze individuali. Sei una persona che da il meglio di se lavorando di notte? Puoi avere l’accesso illimitato 24 h/24. Hai normalmente l’improvviso impulso di creatività la domenica? Puoi acquistare formule particolari che consentono l’accesso solo nel weekend! Non hai bisogno di una sala riunioni? Perché allora pagare per averne una? Gli spazi flessibili del coworking offrono moltissime soluzioni personalizzate.

Quando si sceglie un piano mensile, di solito è più conveniente scegliere un formula con l’opzione “flex”, il che significa che non si ha la propria scrivania sempre fissa, ma bensì l’accesso allo spazio di lavoro condiviso e la libertà di scegliersi una fra le scrivanie disponibili e riservate ai lavoratori flex. Può capitare, quindi, di avere a volte una scrivania individuale, a volte di sedere in banchi di gruppo. Questo è forse il modo migliore per fare network, cioè fare rete, cogliendo l’occasione di vedere facce nuove ogni giorno. Se poi non siete sicuri che questa metodologia di lavoro sia la più adatta a voi, ma siete comunque tentati di provarla, normalmente la struttura di coworking vi da la possibilità di testarla offrendovi il primo giorno gratuito. Ci sono lavoratori, imprenditori e manager nel mondo che non cambierebbero il coworking con nessun altro spazio per uffici. Una volta che lo si è provato, difficilmente vi si rinuncia. Ora anche le grandi aziende si stanno accorgendo della forza del coworking: dopo un certo periodo in cui sembrava che il telelavoro e il lavoro da casa fosse la soluzione migliore e più produttiva, si assiste oggi ad un’inversione sensibile del fenomeno. Si tende adesso a riportare i lavoratori in ufficio, ma non più in postazioni chiuse e anguste. L’opzione del coworking, o spazio condiviso, rende più facile per le aziende passare a un nuovo concetto di ambiente di lavoro, che soddisfi sia le strategie di budget che l’intenzione di ritornare comunque all’idea del posto di lavoro. Riducendo la loro impronta fisica, abbassando i costi generali e di leasing, e offrendo un’atmosfera di lavoro più attraente per i loro dipendenti, il coworking diviene la soluzione ideale. Perché assicura costi e spazi flessibili. Con l’esplosione del fenomeno delle startup, anche le imprese hanno lentamente capito che l’ambiente di lavoro, i servizi e la posizione svolgono un ruolo fondamentale nell’attrarre e mantenere i talenti.

Come attrarre pmi e aziende nello spazio di coworking

• Posizione In molte città di tutto il mondo, lo spazio tradizionale degli uffici in centro città o nei distretti commerciali, può ora essere troppo costoso o, in alcuni casi, obsoleto e poco pratico. Invece, edifici sotto-utilizzati, magazzini dismessi e quartieri periferici sono location ora seducenti e si trasformano in hub per il business. Vi è una grande opportunità, per gli operatori piccoli ma ambiziosi che vogliono far crescere il loro brand, di adottare spazi in questi ambienti, contribuendo alla crescita dei quartieri stessi. Di fronte ai malfunzionamenti del trasporto pubblico, ritardi o scioperi, costi di chilometraggio elevati e il tempo perso nel pendolarismo, le aziende prediligono ora uno spazio al di fuori delle aree urbane. Dove sia il trasporto pubblico che il parcheggio sono facilmente accessibili. Queste zone stanno diventando sempre più popolari per la nascita di spazi di coworking: la vicinanza a stazioni ferroviarie o bus terminal è un fattore determinante che contribuisce a generare forte interesse delle aziende ad entrare in questi spazi di lavoro. Naturalmente, i fornitori di spazi di coworking devono considerare sia l’accessibilità dei loro uffici ai clienti e alle organizzazioni partner, nonché la vicinanza a servizi esterni come negozi, ristoranti e palestre.
• Spazio Il trasferimento delle aziende in spazi flessibili è motivato principalmente dalla spinta a ridurre i costi fissi, di gestione e di manutenzione di una sede. Nell’odierna economia globale, estremamente fluttuante, esiste per le aziende un livello di incertezza sui fatturati molto accentuato. Quando parliamo di contratti a lungo termine per gli uffici di sede situati in immobili centrali, le imprese sono gravate da ingenti costi fissi. Pertanto, in questo scenario, le aziende sono invogliate a stabilire le loro sedi in spazi flessibili di coworking grazie alla prospettiva di minimizzare i rischi e di sganciare la propria attività dagli onerosi costi fissi ricorrenti mensili. Le pmi beneficiano poi dell’elasticità di poter espandere oppure contrarre gli spazi di cui necessitano, sulla base dell’andamento del loro business. Così potranno ampliare gli spazi di cui hanno bisogno, con aumento delle postazioni, in caso di crescita, oppure ridurli proporzionalmente in caso di stagnazione. Un piccolo operatore, ad esempio, dovrebbe affittare spazi inizialmente ridotti, in modo da contenere i costi fintantoché il suo giro di affari non si amplia, consentendogli di allargare le superfici e le postazioni di lavoro da affittare. Indubbiamente, per un’azienda passare al coworking, e quindi all’utilizzo di spazi condivisi, può significare rinunciare alla progettazione e alla personalizzazione dello spazio ufficio. Per questo, le società che amministrano gli hub di coworking talvolta differenziano la propria proposta, permettendo ad alcuni inquilini, soprattutto grandi imprese, di adattare il loro spazio alle loro esigenze di branding.
• Infrastrutture e tecnologia                                                                                                                                       Assicurare servizi di qualità migliorerà l’esperienza delle aziende ospitate, quindi aumenterà anche la possibilità che intendano prolungare la loro permanenza negli spazi condivisi. Gli utenti aziendali, le imprese e le grandi imprese desiderano avere specifici requisiti tecnici e di sistema per garantire la sicurezza delle loro comunicazioni. Una rete wireless condivisa può non essere sufficiente. Occorre anche offrire una rete VLAN dedicata, connettività cablata, VoIP e telefono per garantire infrastrutture più complesse idonee a gestire le attività delle aziende. La protezione di rete garantisce sicurezza all’utente contro attacchi informatici, ma anche l’integrità della connessione Internet nell’area di lavoro. L’installazione della connettività cablata in ogni workstation alleggerirà, poi, la pressione sulla rete Wi-Fi. Offrire connessione via cavo alle postazioni di lavoro delle aziende che hanno sede stabile in spazi di coworking, consente una migliore connessione e migliora la qualità complessiva della rete Wi-Fi. E’probabile che l’infrastruttura di rete e il cablaggio siano necessari per supportare un sistema VoIP. Per questo, è necessario implementarli in modo da poterli estendere oltre le quattro pareti dell’area di lavoro esistente.
• Attrarre con i servizi                                                                                                                                                           Così come il modo in cui lavoriamo continua a cambiare, anche gli spazi di lavoro hanno mutato aspetto, divenendo ambiti nei quali la vita lavorativa, personale e sociale si mescolano sempre di più. I coworking devono adattare il loro spazio tenendo conto delle attività sociali e di svago delle aziende ospitate. Dal ping-pong ai tavoli da biliardo, dal bar alla ristorazione, la promozione di una comunità interattiva è vitale per un vivace spazio di lavoro. Eventi sociali e professionali gratuiti incoraggeranno l’intera comunità a crescere. Le aree lounge sono un valore aggiunto, ma vanno utilizzate assicurandosi sempre che non interrompano o disturbino le altre imprese durante l’orario di lavoro. Alcuni servizi come il caffè e l’acqua gratuiti sono considerati standard in qualsiasi spazio di coworking. Alcuni, poi, prevedono anche centri benessere al loro interno, ma anche palestre e perfino docce: tutti servizi che non hanno prezzo per coloro che lavorano stabilmente negli uffici.

Spazio di lavoro flessibile per tutti

Anche se le aziende ci hanno messo un po’ prima di comprendere i vantaggi del coworking, ora però stanno recuperando terreno ed entrano sempre più numerose nel mercato degli uffici e degli spazi flessibili e condivisi di lavoro. E’ probabile che nel corso dei prossimi anni vedremo sempre più edifici commerciali e centri direzionali costruiti appositamente per offrire flessibilità, incorporando architetture e design appositamente studiati, e utilizzando tecnologie innovative realizzate per infrastrutture destinate ad essere multi-affittate. Prima i commerciali ed i professionisti, poi gli imprenditori e le startup, ora le aziende: sono sempre più numerosi gli attori che ricorrono a nuovi spazi flessibili di lavoro, collaborativi e connessi. E coloro che operano nell’amministrazione e nella gestione di questi spazi di coworking hanno la possibilità di guidarne la crescita e l’innovazione, in un’economia globale in costante evoluzione.