Ogni giorno centinaia di persone e di imprese organizzano una conferenza, un incontro, e creano esperienze memorabili. Nulla è paragonabile a una conferenza di successo: essere immersi in una folla che condivide la tua stessa passione, le lezioni che impari, i consigli che ricevi, gli amici che incontri e quelli nuovi che conosci, danno una carica motivazionale pazzesca. Al termine di una conferenza si esce energizzati e pieni di nuove idee; i partecipanti hanno imparato, condiviso storie, fatto amicizie durature e hanno trascorso delle giornate sicuramente costruttive. Ma come organizzare un evento simile? Prima di fornire un elenco di suggerimenti, devo dire che gestire una conferenza è incredibilmente difficile, molto più di quanto tu possa immaginare. Se hai intenzione di organizzare una conferenza, dovrai essere preparato a passare notti insonni, ad anticipare parecchio denaro, a trascurare per giorni interi i tuoi cari, la tua vita sociale e a sacrificare il tempo libero. E’ una vera e propria mission. Poi, c’è lo stress di non poter avere tutto sotto controllo e di non sapere in anticipo come andrà il grande giorno. Devi solo pianificare, organizzare e tenere le dita incrociate. Tenendo sempre a mente il perché lo stai facendo.
Come pianificare una conferenza
Organizzare un’evento può essere molto divertente, ma richiede anche molto lavoro. Qui elenco alcuni punti essenziali da seguire per organizzare al meglio una conferenza:- Il tema della conferenza
- Ottieni l’aiuto di collaboratori validi
- Pensa in anticipo ai relatori
- Valuta se puoi pagare gli oratori
- Scegli una location confortevole
- Pensa al comfort dei partecipanti
- Tieni tutto sotto controllo
- Evita i rimborsi in caso di cancellazione
- Fai leva sul tuo network per promuovere la conferenza
- Organizza un team tecnico
- Organizza in anticipo la produzione del materiale occorrente
- Aspettati di guadagnare poco o nulla. Almeno all’inizio
- Organizzare, organizzare, organizzare e poi pregare