Conferenza: organizzare un evento è una mission

Ogni giorno centinaia di persone e di imprese organizzano una conferenza,  un incontro, e creano esperienze memorabili. Nulla è paragonabile a una conferenza di successo: essere immersi in una folla che condivide la tua stessa passione, le lezioni che impari, i consigli che ricevi, gli amici che incontri e quelli nuovi che conosci, danno una carica motivazionale pazzesca. Al termine di una conferenza si esce energizzati e pieni di nuove idee; i partecipanti hanno imparato, condiviso storie, fatto amicizie durature e hanno trascorso delle giornate sicuramente costruttive. Ma come organizzare un evento simile?  Prima di fornire un elenco di suggerimenti, devo dire che gestire una conferenza è incredibilmente difficile, molto più di quanto tu possa immaginare. Se hai intenzione di organizzare una conferenza, dovrai essere preparato a passare notti insonni, ad anticipare parecchio denaro, a trascurare per giorni interi i tuoi cari, la tua vita sociale e a sacrificare il tempo libero. E’ una vera e propria mission. Poi, c’è lo stress di non poter avere tutto sotto controllo e di non sapere in anticipo come andrà il grande giorno. Devi solo pianificare, organizzare  e tenere le dita incrociate. Tenendo sempre a mente il perché lo stai facendo.

Come pianificare una conferenza

Organizzare un’evento può essere molto divertente, ma richiede anche molto lavoro. Qui elenco alcuni punti essenziali da seguire per organizzare al meglio una conferenza:

1. Il tema della conferenza

Avere una sorta di idea unificante è importante. La domanda non è se un tema è giusto per un potenziale partecipante, ma piuttosto se hai già in testa un tema oppure ancora no.  Avere un tema aiuta a unificare le tue idee, ad avere relatori appropriati, a richiamare le persone giuste. Ti aiuterà anche a trovare un nome per la conferenza stessa. Scegli qualcosa di semplice, incisivo. Una mission dichiarata ti aiuterà anche ad attrarre il tuo pubblico di destinazione. Ecco un esempio: “Ci preoccupiamo molto di questo settore e non siamo riusciti a trovare finora  una conferenza che corrispondesse ai nostri desideri o alle necessità. Volevamo una conferenza in cui si discutessero gli argomenti in maniera differente, senza la partecipazione dei soliti oratori già sentiti. Parlando con un linguaggio comprensibile anche per i partecipanti più inesperti, ma facendo in modo che anche i più esperti avessero molto da imparare. Speriamo che vi uniate a noi per rendere il nostro settore davvero eccezionale.”  

2. Ottieni l’aiuto di collaboratori validi

Gestire ed organizzare un evento come una conferenza è molto impegnativo ed emotivamente molto stancante. Alcuni giorni ti alzi letteralmente paralizzato dalla paura; altri giorni, ti senti invincibile. Devi trovare qualcuno su cui contare per far fronte allo stress, qualcuno che possa continuare il tuo lavoro quando ti senti stanco e che si emoziona con le tue grandi idee. Naturalmente, dovrebbe essere una persona che condivide i tuoi stessi valori. Trovare qualcuno di cui fidarsi per condividere questa esperienza, sarà il tuo più grande aiuto.  

3. Pensa in anticipo ai relatori

Pensate con largo anticipo chi potrebbero essere i migliori relatori per gli argomenti trattati. Persone preparate, con qualcosa di interessante e originale da dire. Contattale personalmente e chiedi la loro disponibilità. Assicurati di farlo al più presto perché i bravi relatori sono spesso molto impegnati. Se non li conosci personalmente, cerca di capire se un oratore ha amici in comune con te. Se è così, chiedi all’amico di presentarti. Spiega la tua mission al futuro oratore e vedi se ti da la sua disponibilità. Le persone con le quali non hai reciproche connessioni, puoi sempre tentare di contattarle utilizzando social network professionali come LinkedIn, oppure inviando loro una email, se conosci il loro indirizzo. Fai in modo che abbiano abbastanza informazioni riguardo al tema della conferenza, per prendere una decisione. Assicurati di spiegare dettagliatamente la mission, la data, il tema, qualsiasi compenso che puoi offrire e qualsiasi altra cosa tu ritenga rilevante.  

4. Valuta se puoi pagare gli oratori

Sebbene in talune conferenze gli oratori percepiscono un compenso per il loro tempo e l’impegno, non sempre però questo è possibile. Tuttavia, ci si può impegnare a coprire almeno tutte le loro spese, tra cui viaggio, hotel e ristoranti. Se puoi permetterti di pagare gli oratori, questo va benissimo, ma se non puoi, allora sii onesto e dillo quando inviti le persone ad intervenire. Molte persone, del resto, sono felici di partecipare senza aspettarsi un compenso. L’importante è essere chiari fin dall’inizio e non promettere ciò che non si potrà mantenere.  

5. Scegli una location confortevole

Indovinate quali sono le principali cose di cui tutti parlano al termine di una conferenza? Quanto è bello il posto, come era buono il buffet, quanto erano comode le sedie. I tuoi ospiti saranno seduti per diverse ore, scegli un posto bello e confortevole. La struttura avrà anche un grande effetto sul feeling generale e sul successo della conferenza.  

6. Pensa al comfort dei partecipanti

Cerchiamo di offrire pranzi, snack, tè e caffè. È una scelta personale e, ovviamente, influisce sul costo, ma è bene farlo perché pensiamo che sia più facile scambiarsi le idee nei momenti di relax. Inoltre, evita lo stress di dover cercare un ristorante lì intorno e di distrarre i partecipanti. Cerca un valido servizio di catering: molte location ne hanno uno al loro interno o possono offrire una lista di catering coi quali solitamente lavorano.  Calcola in anticipo il costo per persona e il tipo di cibo che vuoi fornire (caldo o freddo, buffet o a tavola).  

7. Tieni tutto sotto controllo

Organizza in un foglio Excel le entrate previste, le spese, il programma, l’alloggio, i dettagli di contatto, le preferenze alimentari dei relatori e molte altre cose. Con un foglio di calcolo, avrai tutte le informazioni vitali in un unico documento, sapendo sempre come stai procedendo. Non aver paura di scrivere troppo o di essere troppo organizzato.  

8. Evita i rimborsi in caso di cancellazione

Hai cercato di prevedere tutte le spese ma, ingenuamente, non hai pensato che potresti andare incontro a questo problema. Puoi consentire ai partecipanti alla tua conferenza di rivendere i loro biglietti, ma non offrire rimborsi. Crediamo nella correttezza, quindi se decidi di non rimborsare una persona, non dovrai rimborsare nessun altro partecipante, anche se ritieni che qualcuno possa avere delle valide ragioni. Perciò, evita complicazioni e incomprensioni e mantieni una rigida politica di non rimborso.  

9. Fai leva sul tuo network per promuovere la conferenza

Se hai molti contatti sui social network sia professionali che personali, usali. Chiedi loro di promuoverti, chiedi se hanno dei contatti nell’ufficio marketing della loro azienda. Oppure chiedi loro di essere presentato ad un oratore che conoscono, se reputi che questo potrebbe fare al caso tuo per la conferenza che stai organizzando. Chiedi loro consiglio: può essere che abbiano già organizzato altri eventi e che possano darti delle indicazioni utili. Sulla base della  nostra esperienza, se spieghi bene la tua mission e il tema della conferenza, molte persone saranno felici di mettersi a disposizione per offrire aiuto.  

10. Organizza un team tecnico

Valuta bene se assumere un’azienda per gestire tutte le luci, l’audio e le immagini. Il costo extra è alto, ma avere professionisti che organizzano tutto, hanno la giusta attrezzatura tecnica e sono a disposizione per garantire che funzioni tutto in quel giorno, ne vale la pena. Talvolta i microfoni non funzionano, i laptop non sono collegati al proiettore, la musica non parte: avere un team qualificato lì per risolvere i problemi non appena sorgono è importantissimo.  

11. Organizza in anticipo la produzione del materiale occorrente

Oggetti diversi richiedono tempi di stampa diversi. I badge possono richiedere solo pochi giorni per la loro realizzazione, mentre i cordini, banner plastificati  e altro materiale potrebbero richiedere diverse settimane. Inizia a cercare in anticipo le stamperie ed esponi le tue esigenze. Se il materiale da produrre e le quantità sono già state stabilite, valutate diversi preventivi di spesa. Inoltre, stampa un po ‘più materiale di quello che necessita, per garantire che tutti lo abbiano anche in caso di imprevisti. Ricontrolla tutto attentamente e ricorda che la legge di Murphy è sempre dietro l’angolo!  

12. Aspettati di guadagnare poco o nulla. Almeno all’inizio

Organizzare un evento come una conferenza non sempre significa guadagnare soldi.  Spesso implica molto lavoro per ricevere in cambio un piccolo guadagno. Se non sei fortunato, poi, lo scenario peggiore significa rimetterci dei soldi. Almeno all’inizio, fin quando non avrai maturato quell’esperienza necessaria per ottimizzare al meglio i costi e le entrate  

13. Organizzare, organizzare, organizzare e poi pregare

Non importa quanto ti prepari, puoi solo sperare che tutto vada per il verso giusto. A un certo punto qualcosa andrà storto, anche un piccolo dettaglio, ma accade quasi sempre. Ridurre al minimo i rischi pianificando il più possibile e il prima possibile. Alla fine, non puoi fare molto di più che sperare per il meglio. Tieni presente, inoltre, che quasi nulla è irrisolvibile. La maggior parte dei problemi può essere risolta con molto meno fastidio di quanto si possa pensare, e spesso gli ospiti neanche se ne accorgeranno.  

Al termine, invia sempre un questionario per ricevere i feedback

Quando l’evento è finito, invia un questionario ai partecipanti per l’effettuazione di un sondaggio. Magari offrendo un piccolo incentivo per farti dire quali sono state le loro impressioni. Scopri così cosa puoi migliorare nell’organizzazione del prossimo congresso. A volte si pensa di essere pazzi a voler organizzare una seconda e poi una terza conferenza, ma quando si ripensa agli incredibili feedback che si sono ricevuti dai partecipanti, ci si ricorda che ne è valsa la pena. Lo stress  che si prova nell’organizzare un evento fa facilmente dimenticare che si stà lavorando per qualcosa di fantastico, memorabile e che può cambiare la vita, sia a te che ai partecipanti. Spero di averti fornito delle buone idee per organizzare la tua prossima conferenza, ma anche di averti trasmesso quell’entusiasmo senza il quale non si può pianificare un evento di successo.